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      科研院所作為智力、知識密集型機構(gòu)，承載著大量數(shù)據(jù)、信息資產(chǎn)，且數(shù)字化程度高，業(yè)務(wù)系統(tǒng)多樣，因此對辦公系統(tǒng)的穩(wěn)定性與靈活性十分看重，并對數(shù)字化管理提出了更高要求。那么，該如何運用信息技術(shù)與手段解決科研項目管理中的痛點與難點，繼而加速推動構(gòu)建“全要素、全流程、全鏈條”的科技成果轉(zhuǎn)化服務(wù)體系？目前，通達基于低代碼+流程，為科研院所用戶提供全棧式數(shù)字化辦公、數(shù)字化科研項目管理的一體化解決方案。

用戶背景

      陜西省科學(xué)院是直屬陜西省人民政府從事綜合性自然科學(xué)研究的事業(yè)單位，與中國科學(xué)院西安分院合署辦公。陜西省科學(xué)院成立于1978年4月，前身是中國科學(xué)院陜西分院?，F(xiàn)所屬的單位有：陜西省動物研究所（西北瀕危動物研究所）、陜西省西安植物園（陜西省植物研究所）、陜西省微生物研究所、陜西省生物農(nóng)業(yè)研究所。

       陜西省科學(xué)院專注于多個學(xué)科領(lǐng)域，主要包括生物學(xué)、生態(tài)學(xué)、農(nóng)學(xué)、林學(xué)和食品科學(xué)與工程。在這些領(lǐng)域中，科學(xué)院的重點研究方向集中在生物多樣性保護與監(jiān)測、生物農(nóng)業(yè)與食品安全、生物資源的保護與科學(xué)利用以及生物工程等學(xué)科。

信息化動因與用戶需求

      新時期，為了深挖科研潛能與發(fā)展動力，用戶單位管理層逐漸意識到利用信息化手段對全院資源進行統(tǒng)一管理和有效利用的重要性，而以移動化、智能化為手段的協(xié)同OA辦公軟件，無疑將成為管理的重要突破口。

      陜西省科學(xué)院早期曾依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公方式處理科技項目申報、科技經(jīng)銷管理、行政審批等業(yè)務(wù)。隨著機構(gòu)的發(fā)展，這種傳統(tǒng)的線下辦公模式已無法滿足日益增長的內(nèi)部管理需求。為了優(yōu)化和提升管理效率，該單位經(jīng)過深入調(diào)研和比較，最終選擇實施通達OA網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)。通過構(gòu)建一個綜合管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)，該單位旨在實現(xiàn)科技項目、科技經(jīng)費、科技成果、辦公用品、會議和車輛管理等關(guān)鍵工作流程的全面信息化管理，同時寄望實現(xiàn)以下管理目標(biāo)：

     ①科技項目線上管理：包括申報、變更、驗收等流程的在線填報與審核。系統(tǒng)提供定制化填寫模板，支持差異化管理不同項目類型，確保資料標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，并將項目審核流程數(shù)字化，以提升工作效率。

    ② 科技經(jīng)費線上管理：實現(xiàn)科技經(jīng)費的在線管理，包括填報、變更、登記和控制，以及項目績效。系統(tǒng)根據(jù)財務(wù)要求設(shè)置預(yù)算科目層級，自動計算和匯總預(yù)算，作為項目執(zhí)行和結(jié)算的依據(jù)，負(fù)責(zé)人可實時監(jiān)控。

    ③審批工作線上化：所有業(yè)務(wù)審核，包括科技項目、科技經(jīng)費等，以及日常行政辦公審批，均通過線上提交和審核，提高審批效率，確保審批過程可追溯、數(shù)據(jù)可統(tǒng)計。

    ④綜合辦公線上化：通過線上系統(tǒng)，實現(xiàn)會議和用車管理的無紙化、流程化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)化，提升效率，優(yōu)化管理。

     ⑤數(shù)據(jù)共享快查：綜合管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)支持?jǐn)?shù)據(jù)同步共享，允許根據(jù)權(quán)限查詢和統(tǒng)計文檔、表格、臺賬及單項指標(biāo)等各類工作數(shù)據(jù)。

項目建設(shè)內(nèi)容

     在對陜西省科學(xué)院OA系統(tǒng)應(yīng)用需求進行充分調(diào)研和分析后，通達本地項目服務(wù)團隊結(jié)合用戶單位人員組織架構(gòu)的構(gòu)成情況，通過對辦公自動化系統(tǒng)表單設(shè)計、流程設(shè)計、小規(guī)模試運行、修改完善、正式上線運行、細(xì)微調(diào)整等一系列系統(tǒng)建設(shè)與實施工作,目前已協(xié)助用戶在全機構(gòu)范圍內(nèi)實施搭建了符合科研院所業(yè)務(wù)需求的網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)。依托電子化的高效流程，用戶單位已真正將科研項目內(nèi)控管理系統(tǒng)的優(yōu)化措施全面落地。

協(xié)同OA平臺應(yīng)用成果

      近期，通達本地項目服務(wù)團隊接到用戶反饋，稱通達OA協(xié)同管理平臺的運行效果完全符合陜科院最初對于信息化建設(shè)的一系列工作構(gòu)想，且完美達到科研機構(gòu)對OA系統(tǒng)滿足自身個性化應(yīng)用需求的成果預(yù)期。具體情況如下：

1.科技項目線上管理

2.科研經(jīng)費管理：項目申報審核后，按模板填報包括預(yù)算總表、設(shè)備費、材料費、燃料動力等經(jīng)費信息，各表間關(guān)聯(lián)及規(guī)則由系統(tǒng)預(yù)設(shè)。完成填報后，執(zhí)行審核流程。

3.辦公用品管理：實現(xiàn)線上閉環(huán)操作，涵蓋從庫房設(shè)置到物品申領(lǐng)、審批、入庫、出庫等全流程。系統(tǒng)分為七個模塊：管理、申領(lǐng)、審批、出庫、統(tǒng)計、采購申請、待辦和查詢。

（1）辦公用品申領(lǐng)：可申領(lǐng)、篩選查詢辦公用品、查看申領(lǐng)詳情操作，如下：

同時支持批量申領(lǐng)操作，如下：

（2）辦公用品庫存管理：庫存管理支持盤點、維護和調(diào)撥功能，允許管理人員定期進行辦公用品盤點和維護，并根據(jù)存儲情況調(diào)整物品分配。

（3）辦公用品統(tǒng)計：支持按時間、部門、分類、物品等維度統(tǒng)計物品領(lǐng)用、出入庫、維護、維修和報廢情況。

（4）辦公用品采購：采購業(yè)務(wù)審批流程可根據(jù)用戶需求具體設(shè)置，如下：

同時，采購查詢支持多條件進行篩選查詢，如下：

4.會議管理：設(shè)置六個模塊：會議日程、申請、紀(jì)要、會議室管理、基礎(chǔ)設(shè)置、統(tǒng)計。會議以清晰日程展現(xiàn)，申請流程簡化，狀態(tài)直觀；申請后可靈活調(diào)整會議；參會者可回執(zhí)并查看結(jié)果，提升效率；手機掃碼簽到實時更新；紀(jì)要功能操作便捷；統(tǒng)計模塊直觀顯示申請次數(shù)、簽到率、設(shè)備使用等信息。

（1）會議日程：會議日程以不同顏色標(biāo)識狀態(tài)，提供會議申請、詳情和紀(jì)要的多入口訪問。支持按狀態(tài)、關(guān)鍵字、時間查詢，并可輕松切換日歷和列表視圖。

（2）會議室直觀展示當(dāng)前狀態(tài)、容納人數(shù)和設(shè)備，支持按人數(shù)和設(shè)備搜索，頁面布局也得到大幅優(yōu)化。

（3）會議紀(jì)要：可對會議進行查看、填報、審批。

（4）會議統(tǒng)計：可直觀顯示各部門會議室申請次數(shù)、設(shè)備使用頻率及會議邀請函統(tǒng)計，操作靈活方便。

5.文件共享：系統(tǒng)支持文件共享，通過權(quán)限設(shè)置實現(xiàn)高效利用；用戶可按需設(shè)定多級文件目錄和相應(yīng)權(quán)限，支持多種視圖模式顯示。

文件共享支持全局搜索，提高文件的查找速度；

6.報銷審批管理：根據(jù)用戶提供的固定格式進行設(shè)計，按照對應(yīng)的權(quán)限進行數(shù)據(jù)填報。

7.即時通訊：通達IM即時通訊工具兼容Windows和Mac，提供多標(biāo)簽聊天窗口以提高溝通效率；支持內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)登錄，消息漫游和閱讀回執(zhí)功能；實現(xiàn)PC、手機、瀏覽器間的統(tǒng)一通訊，支持群組消息和待辦提醒；消息記錄支持圖片和文件快速查找，支持文件及文件夾傳輸。

聚焦OA項目實踐與價值

      對于省級科研單位而言，集約式的科研模式以及特殊的業(yè)務(wù)形式，都決定了管理上的諸多難題，而通過部署通達OA協(xié)同一體化綜合管控系統(tǒng)，已在用戶單位內(nèi)部形成了一個集流程和業(yè)財于一體、以信息管理與業(yè)務(wù)管控體系貫穿起來的統(tǒng)一辦公平臺，最終使得單位內(nèi)部的運營變得高效、規(guī)范并更具效能。該項目OA平臺的應(yīng)用價值可綜合為以下四點：

     1.效率與自動化：通過線上管理科技項目、經(jīng)費和會議等關(guān)鍵業(yè)務(wù)，實現(xiàn)審批流程的自動化和標(biāo)準(zhǔn)化，顯著提升工作效率和管理效率。

     2.數(shù)據(jù)驅(qū)動與透明度：提供實時數(shù)據(jù)統(tǒng)計和查詢功能，支持基于數(shù)據(jù)的決策制定，同時通過系統(tǒng)化管理優(yōu)化資源分配，增強管理的透明度和可追溯性。

    3.溝通與協(xié)作：利用即時通訊工具實現(xiàn)跨平臺、跨網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的高效溝通，促進信息共享和團隊協(xié)作，同時系統(tǒng)支持多種視圖模式和文件共享層級，滿足不同用戶需求，提高系統(tǒng)的靈活性和用戶友好性。

    4.安全與監(jiān)控：通過權(quán)限設(shè)置和文件目錄管理確保信息安全，支持文件和文件夾的便捷傳輸，同時實現(xiàn)對會議、辦公用品、科技經(jīng)費等關(guān)鍵業(yè)務(wù)的全面監(jiān)控和管理，確保資源的合理利用和項目的順利進行。

      通過協(xié)同OA在科研院所整體獲得落地與深度應(yīng)用，用戶單位能夠利用信息化工具保障管理水平的提升，助力驅(qū)動組織管理改革；利用高質(zhì)量實時數(shù)據(jù)分析增強管理透明度、優(yōu)化資源分配，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力支撐；推動資源數(shù)據(jù)共享，降低項目成本和管理風(fēng)險，實現(xiàn)系統(tǒng)集成和信息協(xié)同效應(yīng)；助力科學(xué)院建立專業(yè)的科研業(yè)務(wù)管理體系，關(guān)注核心領(lǐng)域，拓展研發(fā)優(yōu)勢。

      本項目由通達技術(shù)團隊負(fù)責(zé)實施與定制開發(fā)服務(wù)。展望未來，通達將繼續(xù)利用與陜西省科學(xué)院等科研機構(gòu)合作的成功經(jīng)驗，深化數(shù)字化辦公應(yīng)用，為科技創(chuàng)新和成果轉(zhuǎn)化提供堅實的軟件系統(tǒng)支撐，潛心賦能科研院所單位管理更科學(xué)、決策更精準(zhǔn)！