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用戶背景
吉林大學(xué)重慶研究院是吉林大學(xué)省級(jí)外設(shè)研究院，于2023年4月9日正式入駐重慶兩江協(xié)同創(chuàng)新區(qū)。研究院在重慶市政府、重慶兩江新區(qū)大力支持下，依托吉林大學(xué)科技、人才資源，以產(chǎn)業(yè)化發(fā)展為目標(biāo)，圍繞智能制造、先進(jìn)材料、汽車工程、大數(shù)據(jù)、生物科技、航空航天六大智慧領(lǐng)域，打造四大創(chuàng)新平臺(tái)，建設(shè)產(chǎn)學(xué)研發(fā)展中心。
吉林大學(xué)重慶研究院還與重慶明月湖協(xié)同創(chuàng)新研究院有限公司聯(lián)合打造高端材料檢測(cè)表征機(jī)科研設(shè)備共享中心-明月湖材料檢測(cè)共享中心。共享中心整合了協(xié)同創(chuàng)新區(qū)各入駐高校院所科研設(shè)備資源，以科研服務(wù)為宗旨、資源共享為主線、技術(shù)共享為核心、技術(shù)能力提升為重點(diǎn)，為企業(yè)、科研機(jī)構(gòu)和團(tuán)隊(duì)提供材料檢測(cè)表征與設(shè)備共享服務(wù)。
信息化動(dòng)因與用戶需求
一般而言，科研單位旗下項(xiàng)目大多以項(xiàng)目課題為主，特點(diǎn)是金額大，每年動(dòng)輒投入幾個(gè)億的研發(fā)費(fèi)用，項(xiàng)目相關(guān)文件龐雜，涉及項(xiàng)目信息、人員、實(shí)驗(yàn)資源、物資采購(gòu)、文檔、成本等多方面的管理內(nèi)容。
新時(shí)期，為了深挖科研潛能與發(fā)展動(dòng)力，用戶單位管理層逐漸意識(shí)到利用信息化手段對(duì)機(jī)構(gòu)資源進(jìn)行統(tǒng)一管理和有效利用的重要性，而以移動(dòng)化、智能化為手段的協(xié)同OA辦公軟件，無(wú)疑將成為管理的重要突破口。尤其當(dāng)下正值“數(shù)字中國(guó)”時(shí)代，吉林大學(xué)重慶研究院亟須擁抱數(shù)字技術(shù)，進(jìn)而服務(wù)“數(shù)字經(jīng)濟(jì)”、“智慧城市”、“數(shù)字工程”，推動(dòng)新質(zhì)生產(chǎn)力快速落地，有效提高科研成果孵化效率。
用戶單位具體需求
出于優(yōu)化提升管理效率與內(nèi)部科研項(xiàng)目運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制的需要，吉林大學(xué)重慶研究院選擇與通達(dá)合作，雙方攜手共同打造基于科研院所行業(yè)的協(xié)同OA網(wǎng)絡(luò)智能辦公平臺(tái)，通過(guò)流程化、無(wú)紙化、移動(dòng)化、平臺(tái)化的項(xiàng)目管理模式，提升科研工作管理水平、服務(wù)效能。比如：
希望借助通達(dá)OA強(qiáng)大的工作流引擎打造課題項(xiàng)目過(guò)程體系，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目從啟動(dòng)規(guī)劃、執(zhí)行、收尾結(jié)題、評(píng)估的全過(guò)程管理；
早前用戶單位啟動(dòng)科研項(xiàng)目預(yù)算多數(shù)是以填寫(xiě)紙質(zhì)預(yù)算單進(jìn)行管理，傳統(tǒng)方式統(tǒng)計(jì)及協(xié)同效率有待進(jìn)一步優(yōu)化提升；
項(xiàng)目預(yù)算管理是用戶單位落實(shí)信息化建設(shè)的首要需求，通達(dá)將通過(guò)搭建審批工作流程和應(yīng)用自建平臺(tái)，以一體化的管理平臺(tái)為窗口，將預(yù)算業(yè)務(wù)，以及與之相關(guān)的采購(gòu)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，以流程化、模塊化的方式直觀展現(xiàn)。
鑒于以上需求，通達(dá)將依據(jù)科研院所用戶實(shí)際管理架構(gòu)及業(yè)務(wù)特點(diǎn)，助力組織實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全流程管理、項(xiàng)目全方位維護(hù)，創(chuàng)新管理模式等。
項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容
在對(duì)吉林大學(xué)重慶研究院OA系統(tǒng)應(yīng)用需求進(jìn)行充分調(diào)研和分析后，通達(dá)本地項(xiàng)目服務(wù)團(tuán)隊(duì)結(jié)合用戶單位人員組織架構(gòu)的構(gòu)成情況，通過(guò)對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)表單設(shè)計(jì)、流程設(shè)計(jì)、小規(guī)模試運(yùn)行、修改完善、正式上線運(yùn)行、細(xì)未調(diào)整等一系列系統(tǒng)建設(shè)與實(shí)施工作,目前已協(xié)助用戶在全機(jī)構(gòu)范圍內(nèi)實(shí)施搭建了符合科研院所業(yè)務(wù)需求的網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)?，F(xiàn)用戶日均在線200余人，常用OA功能模塊包括公告通知、文件柜、工作流、預(yù)算管理系統(tǒng)等。依托電子化的高效流程，用戶單位已真正將內(nèi)控管理系統(tǒng)的優(yōu)化措施全面落地。
協(xié)同OA平臺(tái)應(yīng)用成果
項(xiàng)目成功落地并驗(yàn)收后，基于協(xié)同OA平臺(tái)功能模塊的應(yīng)用實(shí)踐，用戶單位將辦公自動(dòng)化和科研項(xiàng)目流程有效集成，進(jìn)一步規(guī)范優(yōu)化管理機(jī)制，減少重復(fù)勞動(dòng)和人工干預(yù)，提升了部門(mén)間協(xié)作效率，從而合理降低管理成本和風(fēng)險(xiǎn)；自此院所應(yīng)用新一代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，既實(shí)現(xiàn)了對(duì)機(jī)構(gòu)宏觀面的把握和實(shí)時(shí)了解，又有層層追溯的深入功能；同時(shí)依托OA平臺(tái)所提供的完備的零距離垂直化管理模式，有效將高層管理層的管理精力節(jié)約至戰(zhàn)略性發(fā)展問(wèn)題上，繼而為整個(gè)高校的發(fā)展保駕護(hù)航。
近期，通達(dá)本地項(xiàng)目服務(wù)團(tuán)隊(duì)接到用戶反饋，稱通達(dá)OA協(xié)同管理平臺(tái)的運(yùn)行效果完全符合研究院最初對(duì)于信息化建設(shè)的一系列工作構(gòu)想，且完美達(dá)到科研機(jī)構(gòu)對(duì)OA系統(tǒng)滿足自身個(gè)性化應(yīng)用需求的成果預(yù)期。
1.登錄門(mén)戶：根據(jù)客戶的實(shí)際需求設(shè)計(jì)個(gè)性化登錄界面。
2.公共文件柜：實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部文件精細(xì)化管理，便于工作人員隨時(shí)查閱所需文檔。
3.流程審批：基于流程引擎定義適合各種應(yīng)用場(chǎng)景的流程審批，并可高效快速進(jìn)行內(nèi)部簽批。
4.預(yù)算管理：從年度、季度和部門(mén)預(yù)算三個(gè)維度嚴(yán)控項(xiàng)目資金預(yù)算。年度預(yù)算匯總表：每個(gè)部門(mén)分別填年度預(yù)算，自動(dòng)匯總統(tǒng)計(jì)；年度經(jīng)費(fèi)使用情況統(tǒng)計(jì)表：對(duì)研究院的年度經(jīng)費(fèi)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，便于管理層進(jìn)行宏觀分析決策；部門(mén)季度預(yù)算表：與部門(mén)年度預(yù)算表相互關(guān)聯(lián)，嚴(yán)控部門(mén)預(yù)算；季度追加預(yù)算表：遇特殊、突發(fā)事件需追加預(yù)算時(shí)可靈活處理、方便快捷。
項(xiàng)目?jī)r(jià)值
吉林大學(xué)重慶研究院協(xié)同OA項(xiàng)目是通達(dá)OA在我國(guó)高?？蒲蓄I(lǐng)域的又一經(jīng)典案例。從項(xiàng)目最初建設(shè)至今不斷地完善系統(tǒng)功能，借助通達(dá)OA網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)這一信息化手段重塑機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程，藉此實(shí)現(xiàn)從資源到項(xiàng)目的信息化與數(shù)字化，輔助落實(shí)科研項(xiàng)目工作管理水平的穩(wěn)步提升，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目建設(shè)初衷。
通過(guò)協(xié)同OA在科研院所整體獲得落地與深度應(yīng)用，研究院能夠利用信息化工具保障管理水平的提升，助力驅(qū)動(dòng)組織管理改革；利用高質(zhì)量實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)分析經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀、預(yù)測(cè)趨勢(shì)，預(yù)算管理為經(jīng)營(yíng)決策提供有力支持；推動(dòng)資源數(shù)據(jù)共享，降低成本和管理風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成和信息協(xié)同效應(yīng)；助力研究院建立相對(duì)專業(yè)供應(yīng)鏈管理體系，關(guān)注核心領(lǐng)域，拓展研發(fā)優(yōu)勢(shì)。
本項(xiàng)目由通達(dá)OA重慶本地技術(shù)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)實(shí)施與定制開(kāi)發(fā)服務(wù)。未來(lái)，通達(dá)還將繼續(xù)發(fā)揮與吉林大學(xué)重慶研究院等科研機(jī)構(gòu)的成功合作經(jīng)驗(yàn)，積極推進(jìn)該領(lǐng)域的數(shù)字化辦公應(yīng)用深度，求真務(wù)實(shí)為科技創(chuàng)新與成果轉(zhuǎn)化提供軟件系統(tǒng)支撐，潛心賦能科研院所單位管理更科學(xué)、辦公更高效！
