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站在科技前沿的科研院所，不斷探尋著人類進(jìn)步的奧秘，一直以創(chuàng)新作為安身立命之本。新時(shí)期以來(lái)，隨著我國(guó)科技體制改革全面發(fā)力、多點(diǎn)突破、持續(xù)向縱深推進(jìn)，且在云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、AI 等新興技術(shù)的影響下，無(wú)數(shù)科研單位正在步入深度融合、管理創(chuàng)新的新階段。然而，作為典型的技術(shù)、知識(shí)密集型組織，科研院所大多通過(guò)項(xiàng)目制經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)，盡管借助相關(guān)系統(tǒng)，讓協(xié)作效能有所提升，但在歷經(jīng)市場(chǎng)化運(yùn)作后身處愈發(fā)激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，讓國(guó)有科技型企業(yè)對(duì)數(shù)字化管理提出了更高的要求......
用戶背景
長(zhǎng)春黃金研究院有限公司始創(chuàng)于1958年，隸屬于中國(guó)黃金集團(tuán)有限公司，注冊(cè)資本為5200萬(wàn)元，是專門從事黃金工業(yè)基礎(chǔ)理論、黃金工程技術(shù)研究與開發(fā)的國(guó)家級(jí)科研機(jī)構(gòu)，是以技術(shù)開發(fā)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)服務(wù)、技術(shù)咨詢?yōu)橹黧w經(jīng)營(yíng)，以新工藝、新技術(shù)、新產(chǎn)品、新材料的研發(fā)為創(chuàng)新經(jīng)營(yíng)，以科技成果的工程化、產(chǎn)業(yè)化為目標(biāo)經(jīng)營(yíng)的新型高科技國(guó)有企業(yè)。公司技術(shù)專業(yè)包含地質(zhì)、采礦、選礦、冶金、巖礦、分析、新材料、生態(tài)環(huán)境、機(jī)械制造、自動(dòng)化、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等20余個(gè)學(xué)科專業(yè)，研究范圍涵蓋黃金行業(yè)整個(gè)產(chǎn)業(yè)鏈。此外，國(guó)家金銀及制品監(jiān)督檢驗(yàn)中心、全國(guó)黃金標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)秘書處、中國(guó)黃金集團(tuán)技術(shù)中心、中國(guó)黃金環(huán)境監(jiān)測(cè)中心掛靠在長(zhǎng)春黃金研究院，《黃金》雜志社也設(shè)在內(nèi)。
近年來(lái)，企業(yè)連續(xù)獲得“國(guó)家高新技術(shù)企業(yè)”“吉林省科技小巨人企業(yè)”“吉林省黃金工程實(shí)驗(yàn)室”稱號(hào)，通過(guò)“ISO 9001質(zhì)量管理體系”認(rèn)證、“吉林省AAA信用企業(yè)”認(rèn)證。并且，研究院已為國(guó)內(nèi)外1000多家企業(yè)和機(jī)構(gòu)解決了技術(shù)難題，取得了一批國(guó)內(nèi)外領(lǐng)先的科技成果，解決了制約黃金行業(yè)發(fā)展的技術(shù)瓶頸，為集團(tuán)公司優(yōu)質(zhì)高效發(fā)展發(fā)揮了巨大的作用，實(shí)現(xiàn)了聚集人才領(lǐng)軍優(yōu)勢(shì)、打造科技創(chuàng)新高地、強(qiáng)化科研支撐平臺(tái)、助推產(chǎn)業(yè)繁榮發(fā)展。
項(xiàng)目動(dòng)因與用戶需求
一般而言，科研單位旗下項(xiàng)目大多以項(xiàng)目課題為主，特點(diǎn)是金額大，每年動(dòng)輒投入幾個(gè)億的研發(fā)費(fèi)用，項(xiàng)目相關(guān)文件龐雜，涉及項(xiàng)目信息、人員、實(shí)驗(yàn)資源、物資采購(gòu)、文檔、成本等多方面的管理內(nèi)容。
新時(shí)期，為了加深市場(chǎng)潛能與發(fā)展動(dòng)力，用戶單位管理層逐漸意識(shí)到利用信息化手段對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行統(tǒng)一管理和有效利用的重要性，而以移動(dòng)化、智能化為手段的協(xié)同OA辦公軟件以及專用的系統(tǒng)功能組件，無(wú)疑將成為管理的重要突破口。尤其當(dāng)下正值“數(shù)字中國(guó)”時(shí)代，長(zhǎng)春黃金研究院有限公司亟須擁抱數(shù)字技術(shù)，進(jìn)而服務(wù)“數(shù)字經(jīng)濟(jì)”、“數(shù)字產(chǎn)業(yè)”、“數(shù)字工程”，推動(dòng)企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)，以數(shù)字動(dòng)能助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。
用戶單位具體需求：
隨著國(guó)家政策推進(jìn)，電子發(fā)票的范圍不斷擴(kuò)大，發(fā)票加速推進(jìn)全領(lǐng)域、全環(huán)節(jié)、全要素電子化，其中發(fā)票報(bào)銷是實(shí)現(xiàn)全程數(shù)字化的關(guān)鍵一環(huán)。用戶單位長(zhǎng)春黃金研究院也不例外，報(bào)銷是組織常見的業(yè)務(wù)，涉及到每個(gè)員工。在傳統(tǒng)的報(bào)銷過(guò)程中，如何提升發(fā)票歸集效率，提升員工填單、報(bào)銷體驗(yàn)，提高領(lǐng)導(dǎo)審核、財(cái)務(wù)復(fù)核的智能化和自動(dòng)化水平？這些都是用戶單位亟待解決的管理痛點(diǎn)。
通達(dá)OA智能票據(jù)管理系統(tǒng)與解決方案
隨著電子發(fā)票的推廣與普及，由于電子發(fā)票的可復(fù)制性，存在個(gè)別員工重復(fù)報(bào)銷的可能性、財(cái)務(wù)管理人員核查驗(yàn)重困難等風(fēng)險(xiǎn)。
通過(guò)應(yīng)用智能票據(jù)組件可以方便地上傳并自動(dòng)識(shí)別驗(yàn)證票據(jù)的真實(shí)性，解決了人工驗(yàn)證的繁瑣工作，實(shí)現(xiàn)了電子票據(jù)真假驗(yàn)證、系統(tǒng)驗(yàn)重，重復(fù)報(bào)銷等風(fēng)險(xiǎn)管控，同時(shí)滿足了國(guó)家及上級(jí)相關(guān)部門對(duì)電子發(fā)票的電子數(shù)據(jù)存檔管理相關(guān)要求。此外，智能票據(jù)組件與經(jīng)費(fèi)報(bào)銷審批流程有機(jī)結(jié)合，發(fā)票數(shù)據(jù)自動(dòng)導(dǎo)入表單，實(shí)現(xiàn)了高效、便捷、準(zhǔn)確的管理審批核準(zhǔn)功能。
通達(dá)OA系統(tǒng)智能票據(jù)應(yīng)用組件，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各類票據(jù)的自動(dòng)識(shí)別，支持單張或者多張同時(shí)識(shí)別，并且可以對(duì)增值稅發(fā)票進(jìn)行真?zhèn)伪鎰e，識(shí)別后通過(guò)驗(yàn)真的發(fā)票數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)保存下來(lái)，同時(shí)支持票據(jù)的驗(yàn)重設(shè)置，杜絕一票多用的情況。
系統(tǒng)應(yīng)用功能概述
依托通達(dá)OA全程數(shù)字化費(fèi)控管理系統(tǒng)，通達(dá)本地項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)客戶要求在組織內(nèi)開發(fā)部署了發(fā)票查詢管理功能組件。自此，財(cái)務(wù)及相關(guān)管理人員可以更加便捷地查詢發(fā)票信息，通過(guò)相應(yīng)的數(shù)據(jù)列表，在管理過(guò)程中方便發(fā)現(xiàn)問題解決問題，及時(shí)做好審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)管理。
1、應(yīng)用組件功能亮點(diǎn)介紹：
智能識(shí)別：
支持IOS、Andriod移動(dòng)操作系統(tǒng)，隨時(shí)隨地采集發(fā)票圖像和數(shù)據(jù)；
種類齊全：
支持識(shí)別增值稅普通發(fā)票、增值稅專用發(fā)票、打車票、飛機(jī)票、火車票、電子發(fā)票多種票據(jù)類型；
高效率：
支持同時(shí)識(shí)別單張、多張票據(jù)同時(shí)識(shí)別；
高能鑒別：
支持自動(dòng)、手動(dòng)對(duì)增值稅發(fā)票進(jìn)行真假鑒別；
高精度：
綜合場(chǎng)景下識(shí)別準(zhǔn)確率高達(dá)99%；
智能報(bào)銷：
支持和流程中心關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)票據(jù)智能報(bào)銷，票據(jù)信息自動(dòng)回填表單，無(wú)需手動(dòng)填寫；
輸出多樣化：
可通過(guò)數(shù)據(jù)報(bào)表功能，統(tǒng)計(jì)相關(guān)報(bào)銷數(shù)據(jù)，支持導(dǎo)出excel表格、PNG圖片、html等形式，滿足不同用戶需求；
2、用戶單位智能票據(jù)管理系統(tǒng)核心應(yīng)用：
通達(dá)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)為用戶單位長(zhǎng)春黃金研究院有限公司總共設(shè)計(jì)了6個(gè)費(fèi)用報(bào)銷的流程，且根據(jù)用戶單位組織架構(gòu)分為多個(gè)管理分支機(jī)構(gòu)和財(cái)務(wù)類別。
3、關(guān)于費(fèi)用報(bào)銷單流程的設(shè)計(jì)：
下圖為設(shè)計(jì)流程步驟對(duì)應(yīng)的可寫字段：
4、通過(guò)智能票據(jù)應(yīng)用組件（票夾子）進(jìn)行發(fā)票報(bào)銷：
（1）報(bào)銷發(fā)起，快捷創(chuàng)建
在個(gè)人事務(wù)菜單下，或者手機(jī)端上傳發(fā)票到票夾子。發(fā)票在上傳過(guò)程中會(huì)自動(dòng)校驗(yàn)，同時(shí)校驗(yàn)結(jié)果同步上傳。
通達(dá)0A智能票據(jù)應(yīng)用組件支持與稅端直聯(lián)，實(shí)現(xiàn)對(duì)增值稅發(fā)票的自動(dòng)真?zhèn)尾轵?yàn)、價(jià)稅分離；靈活滿足組織內(nèi)控合規(guī)要求，發(fā)票基于內(nèi)控合規(guī)規(guī)則進(jìn)行有效查驗(yàn)跟控制，從源頭杜絕虛假發(fā)票報(bào)銷，避免組織合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。
點(diǎn)擊報(bào)銷可以多選發(fā)票，或直接點(diǎn)擊要報(bào)銷的發(fā)票即可。
接下來(lái)選擇要報(bào)銷的流程：
（2）報(bào)銷高效審批，多維度數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及檢驗(yàn)
多維度數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與合規(guī)檢驗(yàn)，輔助決策。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)打開報(bào)銷的流程，同時(shí)發(fā)票數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)填入到對(duì)應(yīng)的列表控件中，流程正常轉(zhuǎn)交審批。
支持審批時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行多維度預(yù)算及費(fèi)用的檢查與管控，通過(guò)助手實(shí)時(shí)預(yù)警，防范費(fèi)用超支與超標(biāo)的風(fēng)險(xiǎn)，更方便領(lǐng)導(dǎo)審批。
預(yù)先設(shè)定業(yè)務(wù)合規(guī)規(guī)則，例如是否關(guān)聯(lián)事先申請(qǐng)，是否關(guān)聯(lián)相關(guān)合同、發(fā)票是否合規(guī)等等，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行合規(guī)檢查，識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)，領(lǐng)導(dǎo)審核更高效、更智能，更合規(guī)，提升審批效率。
被選中的發(fā)票會(huì)自動(dòng)變更為審批中；流程審批結(jié)束后會(huì)顯示為已使用。
5、關(guān)于發(fā)票的管控與查詢：
為方便管理人員能夠管理所有發(fā)票，支持下載原始發(fā)票，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)還為用戶定制開發(fā)了發(fā)票的查詢程序，并且支持分類導(dǎo)出且進(jìn)行匯總。
應(yīng)用功能價(jià)值總結(jié)
※報(bào)銷人員可以在移動(dòng)端拍照識(shí)別或上傳電子發(fā)票，自動(dòng)采集數(shù)據(jù)，無(wú)需手動(dòng)輸入，提高使用效率，節(jié)省時(shí)間，打破時(shí)間與空間的限制；
※多種發(fā)票收集渠道，自動(dòng)識(shí)別、驗(yàn)真與風(fēng)險(xiǎn)校驗(yàn)；提供多種便捷式填報(bào)方式，減輕員工填報(bào)工作量；
※智能票審，減輕財(cái)務(wù)人員進(jìn)行票據(jù)核驗(yàn)的壓力，提高審批效率，節(jié)省溝通成本，降低企業(yè)涉稅風(fēng)險(xiǎn)；
※審批自動(dòng)化，智能助手?jǐn)?shù)據(jù)支撐，協(xié)助高效審批；多維度數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與合規(guī)檢驗(yàn)，為管理人員提供數(shù)據(jù)報(bào)表顯示，直觀明了，便于管控，輔助決策；
※支持線上線下發(fā)票與憑證的追溯與查詢，并可在線自動(dòng)歸檔，統(tǒng)一數(shù)字化管理。
