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一、用戶背景

北京化學工業(yè)集團有限責任公司是一家具有近60年輝煌歷史的國有獨資大型企業(yè)，擁有資產總額58億元、二級企事業(yè)單位34家，主要經營領域包括精細化工品、橡塑制品、工程塑料、化工裝備制造及新材料、電子化學品等為主的制造業(yè)以及房地產開發(fā)及置業(yè)。

北京的化學工業(yè)伴隨著首都經濟社會發(fā)展的脈搏，凝聚了幾代化工人的心血，創(chuàng)造過發(fā)展、壯大的輝煌，也經歷了改革、調整的艱辛。無論是在加快發(fā)展時期，還是在艱難曲折的階段，北化集團的干部職工都始終保持了良好的精神狀態(tài)，主動改革，積極發(fā)展，努力工作，敬業(yè)負責，秉承團結奮斗的傳統(tǒng)，肩負改革發(fā)展的使命，為北京的經濟和社會發(fā)展做出了歷史性的巨大貢獻。

立足于新的改革發(fā)展平臺，站在一個新的起點上，北化集團將全面推進“以科學發(fā)展觀為指導，發(fā)揮市屬國企功能，明確一個主業(yè)定位，形成五大板塊支撐， 打造產業(yè)高端特色，建設百億產業(yè)集團”的發(fā)展戰(zhàn)略，以循環(huán)經濟產業(yè)為重要產業(yè)支撐形態(tài)，實現經濟增長方式的轉變，促進產業(yè)升級，加快體制創(chuàng)新、科技創(chuàng)新和管理創(chuàng)新，努力建設一個符合首都經濟特點、適應市場經濟要求、產權清晰、主業(yè)突出、管理規(guī)范、運行高效、效益良好的新型產業(yè)集團！

在新的歷史時期，面對嚴峻的挑戰(zhàn)，北化集團實施了積極、主動、全面的產業(yè)調整、企業(yè)調整和產品調整，并把調整作為一個新的發(fā)展契機，推動了集團上下全方位、脫胎換骨式的改革，打破舊格局，塑造新業(yè)態(tài)，明確定位，加快轉型， 逐步精干集中到以精細化工、新型現代制造業(yè)、房地產開發(fā)及置業(yè)等與首都經濟和諧發(fā)展的主導產業(yè)領域，推動了跨地區(qū)、跨所有制、跨行業(yè)的資源整合，通過內引外聯，進行了產業(yè)的區(qū)域調整，重點打造了新的產業(yè)發(fā)展基地，為實現北化集團的可持續(xù)協調發(fā)展打下了基礎。

“十一五”時期，北化集團將繼續(xù)堅定不移地走規(guī)模適度、內涵式發(fā)展之路。依靠科技進步，提升核心競爭力，力爭在精細化工產品、高端電子化學品、新材料、循環(huán)經濟產業(yè)等領域有新的突破，實現節(jié)約發(fā)展、清潔發(fā)展、和諧發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展。到“十一五”末期，年銷售收入可達50億元左右，并將繼續(xù)為首都的經濟建設、社會發(fā)展作出新貢獻。

二、信息化動因

隨著企業(yè)的信息化發(fā)展，企業(yè)上下的日均工作量遠遠超過手工處理能力，經常是員工加班加點，但是效率提不起來，工作邏輯混亂，往往造成工作遺漏或者數據堆積作廢，另一方面，由于沒有統(tǒng)一的管理平臺，審批流程、人事變動、財務發(fā)生都無法及時準確的送達企業(yè)領導；企業(yè)內部之間缺乏有效溝通、協作；為此企業(yè)多次會議討論對策，OA確實對我們的工作處理上起了很大的幫助，為此企業(yè)決定建設自己公司內部的OA系統(tǒng)，改變企業(yè)的傳統(tǒng)辦公方式，實現全體員工隨時隨地移動辦公，大大提高辦公效率和質量，同時也為企業(yè)節(jié)約人力和財力。實現無紙化辦公，環(huán)保高效！

三、目前通達OA的使用情況

OA使用到目前已經使用五年了，從高層領導到普通員工目前共計200多人使用，目前使用模塊包括：個人事務、工作流、行政辦公、知識管理、人力資源等模塊；針對用戶級別的不同，精準控制實現OA系統(tǒng)模塊的的按權分配。

四、通達OA功能與應用

以下舉例說明OA中的個性功能及應用情況

1、組織架構信息

OA中的組織架構分為集團總部各部門及各個分子公司的辦公室組成，組織架構如圖：

2、行政辦公-會議申請與安排

支持會議室預約、會議紀要查詢、會議計劃發(fā)布、會議查看情況查閱等功能。提供對會議室及相關資源的預定、審批，申請會議之后審批通過，參會人員都會收到事務提醒，會議提醒的查看情況能夠及時匯總到會議申請人員處，方便提醒未閱的人員及時查看。對于進行中和結束的會議可以添加會議紀要，參會人員可以查看會議紀要，同時可以把會議紀要歸入相應的文檔管理庫，便于對會議內容的回溯和追蹤。如圖：

申請會議室

會議管理員審批會議

會議審批通過后會給參會人員發(fā)送事務提醒，會議申請人在會議詳情中能看到會議提醒的查看情況

3、工作流定制

根據公司的業(yè)務需求，根據流程使用范圍定制了：公文、辦公室、人事、財務、法規(guī)、宣傳、資本運營、資產、審計等15個流程，下面重點列舉幾個代表性的流程。

1）發(fā)文流程

2）收文流程

3）啟用公章憑證

4）啟用法人證件憑證

5）文件上報

6）外部會議室使用申請

7）內部調動審批備案

8）資金收支預算審批流程

9）經濟合同審批流程

4、工作流與檔案管理對接

啟用公章憑證和發(fā)文流程歸檔至檔案管理字段定制

啟用公章憑證歸檔字段定制，實現啟用公章憑證表單里的字段內容自動映射到檔案管理中

發(fā)文流程歸檔字段定制，實現公文表單里的字段內容自動映射到檔案管理中

5、公共文件柜

公共文件柜可作為規(guī)章制度管理中心和文件共享管理中心進行管理，在文件柜中可以建立無限多級文件夾，并可根據需要設置管理權限?？梢赃M行詳細的權限設置，具體到新建、編輯、下載等權限都可以進行細致的權限分配?？梢葬槍γ總€子目錄進行權限設置，權限設置非常精細?？梢詮牟块T、角色、個人三個層面對人員權限進行設置?？梢栽诰€建立并編輯Office文件、也可以通過“附件”上傳任意類型的文件。

權限包括訪問權限、新建權限、編輯權限、刪除權限、下載/打印權限、簽閱權限、所有者等，并可對文件夾及其下級所有子文件夾進行批量設置。

五、項目成果

OA的使用大大提高了公司內部的辦事效率，通過OA，同一平臺上實現多層面的工作，如：流程審批、及時了解辦公動態(tài)、隨時調閱相關文檔資料，節(jié)約大量的傳真、通訊等費用，完全打破時空、地域帶來的異地辦公的不規(guī)范性和不可控性。實現了真正的office Anywhere，旅途、出差，隨時隨地，都可以關注工作。其次是管理層，通過OA 及時接受工作中需要審批的流程，了解公司運營及部門運作的情況，豐富了信息來源并能對信息有效的應用和做出決策。第三，對員工來說，OA的使用是一種辦公理念的蛻變，員工態(tài)度由開始的被動變?yōu)橐蕾?，OA使員工對公司動態(tài)掌握更多，更及時，辦公效率提高、節(jié)省人力，這是以前紙質時代難于實現的。使用OA處理工作事物，辦公耗材大幅減少，節(jié)省不少財力和物力。