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一、用戶背景

山東美陵公司始建于1958年，地處國(guó)家級(jí)歷史文化名城齊國(guó)古都臨淄，1997年被山東省人民政府確定為規(guī)范股份制企業(yè)，2016年，美陵股份在“新三板”成功掛牌。公司擁有員工1200余人，其中工程技術(shù)人員占30%以上。美陵公司總占地面積360000平方米。公司下設(shè)以山東美陵化工設(shè)備股份有限公司為母體的機(jī)械制造板塊和以美陵環(huán)境科技（淄博）有限公司為母體的環(huán)保水務(wù)板塊。

1、機(jī)械制造產(chǎn)業(yè)

山東美陵化工設(shè)備股份有限公司是美陵公司機(jī)械板塊母體，下設(shè)山東美陵化工設(shè)備分公司、高強(qiáng)度緊固件分公司、汽車(chē)零部件分公司、生物助劑分公司、山東美陵美力達(dá)風(fēng)機(jī)有限公司、青島博德化機(jī)有限公司。 公司自1967年專業(yè)生產(chǎn)化工設(shè)備與配件，是國(guó)內(nèi)最早給石化行業(yè)配套的生產(chǎn)廠家之一,是國(guó)內(nèi)最早進(jìn)行高效節(jié)能換熱器開(kāi)發(fā)制造的廠家。現(xiàn)主要從事Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ類高效節(jié)能換熱器、有色金屬（鈦、鋯、鎳）壓力容器、汽車(chē)零配件、高強(qiáng)度緊固件、重型鍛件的設(shè)計(jì)與制造。擁有A2級(jí)壓力容器設(shè)計(jì)與制造資質(zhì)、美國(guó)ASME證（U鋼?。┵Y質(zhì)證書(shū)和A級(jí)壓力管道元件制造資質(zhì)?，F(xiàn)擁有發(fā)明和實(shí)用新型專利38項(xiàng)，專有技術(shù)24項(xiàng)，開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品30多種。公司1998年通過(guò)ISO9001國(guó)際質(zhì)量管理體系認(rèn)證，后來(lái)相繼通過(guò)了ISO14001環(huán)境管理體系認(rèn)證、OHSAS18001職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證、ISO10012測(cè)量管理體系認(rèn)證，通過(guò)了德國(guó)萊茵公司對(duì)TS16949汽車(chē)及相關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量管理體系認(rèn)證。2009年公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)全部過(guò)程實(shí)現(xiàn)了ERP信息化管理。公司建有山東省省級(jí)企業(yè)技術(shù)中心和山東省高效節(jié)能換熱器工程技術(shù)研究中心。先后獲得全國(guó)守合同重信用企業(yè)、國(guó)家高新技術(shù)企業(yè)、山東省技術(shù)創(chuàng)新示范企業(yè)等榮譽(yù)稱號(hào)。高效節(jié)能換熱器為中國(guó)名牌產(chǎn)品、中國(guó)石油和化學(xué)工業(yè)聯(lián)合會(huì)知名品牌產(chǎn)品，高強(qiáng)度緊固件為山東名牌產(chǎn)品。

2、環(huán)保水務(wù)產(chǎn)業(yè)

美陵環(huán)境科技（淄博）有限公司成立于2001年，是美陵公司環(huán)保水務(wù)板塊的母公司，下設(shè)山東美陵中聯(lián)環(huán)境工程有限公司、淄博市天齊淵供水有限公司、青州市美陵污水凈化有限公司、濟(jì)寧美陵污水凈化有限公司、臨淄污水凈化分公司、天齊淵礦泉水分公司。

公司主要從事節(jié)能環(huán)保設(shè)備的設(shè)計(jì)與制造，環(huán)境工程的咨詢、設(shè)計(jì)、建設(shè)與運(yùn)營(yíng)，城市供水、礦泉水的生產(chǎn)與銷(xiāo)售等。擁有建設(shè)項(xiàng)目環(huán)境影響評(píng)價(jià)資質(zhì)、工程咨詢資質(zhì)、環(huán)境工程專項(xiàng)設(shè)計(jì)資質(zhì)、市政行業(yè)專業(yè)設(shè)計(jì)資質(zhì)、環(huán)保工程專業(yè)承包資質(zhì)、環(huán)境污染治理設(shè)施運(yùn)營(yíng)資質(zhì)?，F(xiàn)擁有授權(quán)專利32項(xiàng)，專有技術(shù)34項(xiàng)。公司是國(guó)家高新技術(shù)企業(yè)、中國(guó)環(huán)境保護(hù)產(chǎn)業(yè)骨干企業(yè)、全國(guó)環(huán)境污染治理設(shè)施運(yùn)營(yíng)十強(qiáng)企業(yè)。

多年來(lái)公司堅(jiān)持產(chǎn)、學(xué)、研相結(jié)合，與中石化工程建設(shè)公司、洛陽(yáng)石化工程公司、北京化工大學(xué)、天津大學(xué)、石油大學(xué)、清華大學(xué)、上海緊固件與焊接材料研究所等大專院校、科研單位建立了密切的技術(shù)合作關(guān)系，共同致力于技術(shù)含量高、經(jīng)濟(jì)實(shí)用型新產(chǎn)品的研制與開(kāi)發(fā)，并形成了自己的特色產(chǎn)業(yè)：高效節(jié)能的機(jī)械制造業(yè)和環(huán)保水務(wù)產(chǎn)業(yè)。高效節(jié)能的機(jī)械產(chǎn)品廣泛應(yīng)用于中石化、中石油、中海油、中國(guó)化工及地方煉油化工企業(yè)；環(huán)保水務(wù)板塊集設(shè)計(jì)、施工、投資、運(yùn)營(yíng)為一體，積極引進(jìn)國(guó)內(nèi)和國(guó)際先進(jìn)技術(shù)，成為山東省一流的環(huán)保水務(wù)企業(yè)。

二、信息化動(dòng)因

隨著企業(yè)不斷深入發(fā)展,院領(lǐng)導(dǎo)越來(lái)越重視信息化建設(shè)，讓領(lǐng)導(dǎo)也深受信息化變革所給教學(xué)、企業(yè)帶來(lái)的巨大便利和效益，為進(jìn)一步改變企業(yè)的辦公方式，大大提高辦公效率和質(zhì)量，同時(shí)也為節(jié)約人力和財(cái)力。為員工提供更快速、更智能的統(tǒng)一通訊平臺(tái)，公司領(lǐng)導(dǎo)毅然決定通過(guò)政府采招的形式，引入目前最前沿的網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)，跟上信息化變遷的步伐。

三、信息化需求

1、系統(tǒng)需要滿足企業(yè)的通訊需要。如：即時(shí)通訊、內(nèi)部電子郵件、短消息、公告通知、事務(wù)提醒等多個(gè)常用功能。

2、系統(tǒng)的安裝和維護(hù)需要簡(jiǎn)單、快捷，并且具有比較出色的性能。

3、性價(jià)比高，容易使用和維護(hù)、后續(xù)升級(jí)服務(wù)及時(shí)，可擴(kuò)展性好。

4、工作流審批支持移動(dòng)端隨時(shí)隨地業(yè)務(wù)審批。

5、工作流審批支持電子簽章（電腦端和手機(jī)端），并具有法律效力。

6、能實(shí)現(xiàn)電子文檔資料的存儲(chǔ)。

四、項(xiàng)目實(shí)施

通達(dá)OA的很多功能在實(shí)施過(guò)程中都取得了良好效果，下面重點(diǎn)列舉幾個(gè)功能模塊說(shuō)明。

1、登陸界面

界面可以選取通達(dá)默認(rèn)的界面，通達(dá)技術(shù)人員也可以根據(jù)我們的實(shí)際需要設(shè)計(jì)成自己的個(gè)性化登錄界面。

2、登陸之后的個(gè)性化界面

3、也可以是信息中心的展示界面：

支持一鍵拖拽，將自己經(jīng)常用到的信息可以拖動(dòng)到頂部顯示，以便方便快捷的找到自己想要的信息。比如電子郵件、公告通知、新聞、工作流等模塊。

4、電子郵件

電子郵件在公司日常使用中，占有非常高的比重，所有重要事項(xiàng)都會(huì)以發(fā)送電子郵件通知部門(mén)和人員，抄送給領(lǐng)導(dǎo)作為知會(huì)方式。避免了口頭通知和電話通知的不穩(wěn)定因素，正式的郵件已經(jīng)發(fā)送給對(duì)方，對(duì)方不查收郵件是他工作的失職，查收了郵件不辦理？郵件同時(shí)也抄領(lǐng)導(dǎo)了，肯定會(huì)有結(jié)果出來(lái)。

5、信息發(fā)布

在沒(méi)上通達(dá)OA之前，公司發(fā)布公告是通過(guò)在公告欄里張貼文件，受到地理位置和天氣影響，也存在張貼公告后，張貼的文件被雨水打濕和人為撕碎的情況，常常是發(fā)布了公告后，很長(zhǎng)時(shí)間大多數(shù)人都還是不清楚，公司旗下各地區(qū)公司也存在不能及時(shí)通報(bào)的情況，延誤性較大，另外通過(guò)微信等方式發(fā)布信息，生活信息混雜，無(wú)法進(jìn)行后期查詢統(tǒng)計(jì)等。

在使用OA平臺(tái)的信息通告后，只要登陸公司OA，就可以在公告欄中顯眼的位置看到紅頭標(biāo)題的通知，具有時(shí)效性和有效性。而且現(xiàn)在在后臺(tái)還可以查詢已讀及未讀人員，方便日后統(tǒng)計(jì)。

6、公共文件柜

對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的一些文件可以放在公共文件柜中，并且可以對(duì)這些文件設(shè)置權(quán)限，提高文件的安全性。

將企業(yè)的規(guī)章制度、常用到的表格等資料可以放到公共文件柜中，以便員工查閱及下載。

7、組織架構(gòu)

（1）部門(mén)

組織機(jī)構(gòu)的編號(hào)由三位純數(shù)字組成，第一層1開(kāi)頭，按照順序1XX排列；第二層2開(kāi)頭，按照各部門(mén)順序排列；第三層3開(kāi)頭，以此類推。

（2）角色職務(wù)

（3）人員信息

序號(hào)	內(nèi)容	建設(shè)情況（人員名單）	備注
1	人員信息	人員信息已全部錄入，共376人。
2	系統(tǒng)管理員	崔健
3	設(shè)備公司管理員	張曉
4	風(fēng)機(jī)公司管理員	徐
5	緊固件公司管理員	李
6	汽配公司管理員	楊
7	青島博德公司管理員	楊菁
8	中聯(lián)環(huán)管理員	宋立
9	供水公司管理員	潘紅
10	礦泉水公司管理員	李
11	第二項(xiàng)目組管理員	付

為保障公司信息化系統(tǒng)人員賬號(hào)一致的原則，美陵辦公系統(tǒng)人員的賬號(hào)采用公司代號(hào)加流水碼的形式，原在ERP系統(tǒng)有賬號(hào)的人員采用原賬號(hào)，其余公司新編賬號(hào)，公司代號(hào)如下：

公司	設(shè)備	風(fēng)機(jī)	緊固件	汽配	博德	中聯(lián)環(huán)	供水	礦泉水	博弘	美聯(lián)電力	加油站	集團(tuán)公司	財(cái)務(wù)
代號(hào)	S		J	Q	B	Z	G	K	W	D	Y	JT	CW

員工代號(hào)開(kāi)始使用之后，不可刪除，公司內(nèi)部轉(zhuǎn)崗人員帶賬號(hào)轉(zhuǎn)崗，辭職、退休人員賬號(hào)停用。保證公司內(nèi)部編號(hào)統(tǒng)一且唯一。

8、流程中心

以下表單是公司統(tǒng)一使用的做進(jìn)協(xié)同辦公系統(tǒng)的表單，對(duì)應(yīng)各自不同的流程.

（1）發(fā)票入賬申請(qǐng)單

（2）車(chē)輛費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單

（3）付款申請(qǐng)單

注：付款申請(qǐng)單在審批過(guò)程中，如果中間出現(xiàn)駁回要求變更付款額的，需要發(fā)起人更改付款額度以后從新開(kāi)始流程審批。已經(jīng)使用ERP的單位在系統(tǒng)融合之前可附帶ERP系統(tǒng)中形成的請(qǐng)款單照片，待系統(tǒng)融合后直接從系統(tǒng)中推送；未上ERP系統(tǒng)的單位可從財(cái)務(wù)部門(mén)提取數(shù)據(jù)，經(jīng)財(cái)務(wù)人員審核后提示付款。

（4）培訓(xùn)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單

（5）出差費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單

（6）繳款單

（7）費(fèi)用直接報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)單

（8）固定資產(chǎn)錄入申請(qǐng)單

流程操作說(shuō)明：

1、所有涉及發(fā)票錄入的流程，在流程結(jié)束之后，發(fā)起人打印審批流程表，跟發(fā)票一起交財(cái)務(wù)往來(lái)會(huì)計(jì)進(jìn)行處理；

2、所有的付款流程，差旅費(fèi)以及費(fèi)用直接報(bào)銷(xiāo)的由現(xiàn)金出納直接處理（股份公司如果走銀行，內(nèi)部溝通；環(huán)境公司走銀行的話，需要現(xiàn)金出納進(jìn)行委托處理），材料、固定資產(chǎn)走銀行出納（股份如果走現(xiàn)金，內(nèi)部溝通；環(huán)境走現(xiàn)金需要進(jìn)行委托處理）。資金不足支付的情況下，出納先行退回經(jīng)辦人，待資金余額滿足時(shí)可由經(jīng)辦人直接推送給出納；

3、直接報(bào)銷(xiāo)的發(fā)票（會(huì)議費(fèi)、快遞費(fèi)、通信費(fèi)、ETC等），按照直接報(bào)銷(xiāo)付款申請(qǐng)流程處理，股份公司按照大于1000元銀行出納，其余金額現(xiàn)金出納處理；環(huán)境公司按照流程進(jìn)行委托處理；

4、所有涉及財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)，只有處理完成實(shí)際業(yè)務(wù)之后再在系統(tǒng)中進(jìn)行轉(zhuǎn)交下一步的處理；

5、涉及設(shè)備、風(fēng)機(jī)、緊固件、汽配公司發(fā)票錄入和付款申請(qǐng)數(shù)據(jù)融合的流程，發(fā)票錄入流程中的來(lái)源于ERP系統(tǒng)進(jìn)貨發(fā)票維護(hù)的明細(xì)，在流程中以附件的形式附帶，列表只體現(xiàn)金額、稅額和價(jià)稅合計(jì)。申請(qǐng)付款流程中的明細(xì)體現(xiàn)請(qǐng)款單中的所有明細(xì)；

6、某人員如果要辦理非本公司業(yè)務(wù)流程的，暫時(shí)不進(jìn)入辦公系統(tǒng)或者經(jīng)項(xiàng)目組同意單獨(dú)設(shè)置流程來(lái)處理。

9、公告通知

公告通知可以按照普通格式或者M(jìn)HT格式，按照部門(mén)、角色和人員選擇發(fā)布范圍，編輯器能很好的支持圖文混排，并支持模板?？梢陨蟼鞲郊⒖刂聘郊南螺d打印權(quán)限、可以選擇使用系統(tǒng)短信或者手機(jī)短信進(jìn)行提醒。發(fā)布人員可以查看閱讀情況。

10、車(chē)輛管理：

11、人力資源管理

12、知識(shí)管理

文件管理包括公共文件柜、網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)和圖片瀏覽等主要模塊

（1）公共文件柜

公共文件柜可作為文檔中心、規(guī)章制度管理中心和文件共享管理中心進(jìn)行管理，在文件柜中可以建立無(wú)限多級(jí)文件夾，而且可以單獨(dú)對(duì)每個(gè)文件夾進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，從而把不同文檔柜賦予不同的部門(mén)或人員進(jìn)行管理和維護(hù)。權(quán)限分為訪問(wèn)、管理、新建和下載/打印權(quán)限，可以分別按照人員、部門(mén)和角色來(lái)進(jìn)行授權(quán)?？梢栽诰€建立并編輯Office文件、也可以通過(guò)“附件”上傳任意類型的文件。

文件列表界面：

（2）網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)

網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)實(shí)現(xiàn)對(duì)服務(wù)器上文件的管理，并以訪問(wèn)、管理、新建和下載/打印權(quán)限進(jìn)行細(xì)化授權(quán)，以人員、部門(mén)和角色為范圍進(jìn)行授權(quán)。網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)除可作為文件共享與管理、在線視頻點(diǎn)播等功能的實(shí)現(xiàn)平臺(tái)。

播放界面：

（3）圖片瀏覽

圖片瀏覽也是系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)文件共享的重要模塊之一，但該模塊主要實(shí)現(xiàn)對(duì)圖片文件的管理和預(yù)覽，并可設(shè)定相關(guān)的“開(kāi)放范圍”、“上傳權(quán)限”和“管理權(quán)限”。在打開(kāi)圖片瀏覽時(shí)，會(huì)將該文件夾下面的所有圖片以縮略圖的方式顯示，用戶可以按名稱等類型進(jìn)行排序調(diào)整，并可以上傳和刪除管理圖片。

以上為美陵信息化綜合集成項(xiàng)目-協(xié)同辦公系統(tǒng)第一期實(shí)施的內(nèi)容（主要涉及以上提到的工作流、公告、內(nèi)部郵件以及個(gè)人、公共文件柜的使用）。

五、客戶端登錄

六、項(xiàng)目成果

OA系統(tǒng)用戶數(shù)：允許登錄用戶719，禁止登錄用戶59，合計(jì)778人。

平時(shí)在線人數(shù)已達(dá)到300人以上。

公告、新聞、內(nèi)部郵件、即時(shí)通訊、文件柜、工作流、得到大范圍應(yīng)用。

OA系統(tǒng)手機(jī)版也逐漸被認(rèn)可和應(yīng)用。

七、案例點(diǎn)評(píng)

利用OA現(xiàn)代化辦公手段，確確實(shí)實(shí)為事業(yè)單位帶來(lái)了顯而易見(jiàn)的效益。OA的使用大大提高了管理層的辦事效率和透明度，也更增加了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)OA使用的積極性。通過(guò)OA，領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)了解公司動(dòng)態(tài)、隨時(shí)調(diào)閱相關(guān)資料，是領(lǐng)導(dǎo)有力的企業(yè)管理工具。

對(duì)廣大職員來(lái)說(shuō)，員工對(duì)OA的態(tài)度由開(kāi)始的被動(dòng)變?yōu)橐蕾?，是一種辦公理念的蛻變。OA使員工對(duì)公司動(dòng)態(tài)掌握更多，更及時(shí)，辦公效率提高、節(jié)省人力，這是以前紙質(zhì)時(shí)代難于實(shí)現(xiàn)的。由于大量使用OA處理工作事物，辦公耗材大幅減少，節(jié)省不少財(cái)力。對(duì)跨地域的分公司而言，又少了很多舟車(chē)之苦。

總之，通達(dá)OA不斷的改進(jìn)創(chuàng)新，將為企業(yè)帶來(lái)更多的效益！