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當(dāng)前，數(shù)字化浪潮不斷翻涌，為經(jīng)濟社會高質(zhì)量發(fā)展帶來強大推動力，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為政企改變工作運營模式、賦能業(yè)務(wù)發(fā)展、推動創(chuàng)新升級的主旋律。然而在“新基建”的驅(qū)動下，不同行業(yè)、產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域的經(jīng)濟結(jié)構(gòu)與經(jīng)濟發(fā)展特性也各有不同，只有找到最適合自身建設(shè)和發(fā)展模式的輔助工具，中國企業(yè)才能在數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展中收到實效。這其中，“協(xié)同OA管理平臺”正扮演著十分重要的角色。
項目背景
某國際農(nóng)產(chǎn)品物流園是全國跨區(qū)域農(nóng)產(chǎn)品流通骨干網(wǎng)絡(luò)建設(shè)試點項目，是農(nóng)墾集團應(yīng)國家農(nóng)業(yè)部要求，布局全國農(nóng)產(chǎn)品流通網(wǎng)絡(luò)體系，在華東區(qū)域重點打造的一個精品示范工程。項目由廣東省農(nóng)墾集團投資控股，安徽中合民生農(nóng)產(chǎn)品市場建設(shè)有限公司建設(shè)管理。園區(qū)建設(shè)規(guī)劃用地800畝，總建筑面積60萬平方米，建設(shè)六大功能區(qū)域：農(nóng)產(chǎn)品交易集散中心、食品貿(mào)易中心、冷（儲）凍品物流中心、名特優(yōu)農(nóng)產(chǎn)品展示展銷中心、商務(wù)中心、生活配套服務(wù)中心、沿街商業(yè)配套區(qū)，鋼結(jié)構(gòu)果蔬交易區(qū)等。目前項目一、二期工程均已建成運營。
某國際農(nóng)產(chǎn)品物流園目前是當(dāng)?shù)刈畲?、現(xiàn)代化程度最高的線上線下農(nóng)副產(chǎn)品交易平臺，其正充分發(fā)揮“菜籃子”的民生工程作用，企業(yè)在提升園區(qū)的整體運營管理水平和競爭實力的同時，也正致力于打造輻射華東的集冷鏈物流、倉儲、配送、電子信息化建設(shè)于一體的全品類、綜合性區(qū)域的一級農(nóng)產(chǎn)品物流園區(qū)。
信息化動因與用戶需求
一般而言，企業(yè)在經(jīng)營實踐中勢必承載著一份對強勢發(fā)展的期許，然而一系列與發(fā)展相關(guān)的問題也隨之而來。如何針對二期戰(zhàn)備發(fā)展規(guī)劃和產(chǎn)業(yè)功能進行布局？如何搭載著新零售風(fēng)口，并向智慧型農(nóng)產(chǎn)品批發(fā)市場轉(zhuǎn)型？企業(yè)管理方選擇了從內(nèi)部運轉(zhuǎn)到外部業(yè)務(wù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型之路。
具體來說，數(shù)字技術(shù)對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的促進主要體現(xiàn)在兩個層面，一是數(shù)字化的實現(xiàn)，需要強大的數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施作為支撐；二是數(shù)字化對傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的賦能，將推動各行各業(yè)加速轉(zhuǎn)型升級。隨著企業(yè)從傳統(tǒng)生產(chǎn)經(jīng)營轉(zhuǎn)向數(shù)字化生產(chǎn)、管理和營銷，企業(yè)才能更加從容地應(yīng)對復(fù)雜的外部環(huán)境，實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展與突圍。
用戶企業(yè)信息化需求：
期望托協(xié)同OA系統(tǒng)搭建自有辦公自動化支撐平臺，實現(xiàn)于組織內(nèi)部的辦公智能化，建成完整統(tǒng)一、深度應(yīng)用、安全穩(wěn)定的供應(yīng)鏈系統(tǒng)協(xié)同聯(lián)動業(yè)務(wù)平臺；在實現(xiàn)高效線上辦公的同時，更能提升組織內(nèi)部決策效率、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計效率、企業(yè)上下管控效率、信息實時共享及有效利用率等等。
項目前景與建設(shè)目標(biāo)
協(xié)同辦公產(chǎn)品的核心在于“協(xié)同”，在企業(yè)上中下游供應(yīng)鏈的統(tǒng)一通信錄里，信息內(nèi)容的流轉(zhuǎn)和管理，社交群、協(xié)作平臺等工作場景的信息共享是協(xié)同辦公的基本要求，產(chǎn)品是否好用、易用，通信能力至關(guān)重要。
通達作為頭部的協(xié)同管理軟件與云服務(wù)供應(yīng)商，以及國內(nèi)管理軟件行業(yè)唯一央企單位，長期致力于為數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展環(huán)境下的供應(yīng)鏈物流企業(yè)提供高效、安全的辦公軟件產(chǎn)品與服務(wù)。為全面升級管理模式，安徽某國際農(nóng)產(chǎn)品物流園認(rèn)準(zhǔn)通達OA，期待借助數(shù)字運營平臺打造智能化協(xié)同辦公系統(tǒng)，藉此全面提升組織執(zhí)行能力、降低運營成本，建立敏捷高效的大型供應(yīng)鏈企業(yè)管理經(jīng)營模式。
項目概況
一、解決方案與系統(tǒng)搭建情況
通過在用戶企業(yè)搭建部署OA平臺綜合管控系統(tǒng)，以一體化門戶為窗口，將日常行政辦公、業(yè)務(wù)平臺監(jiān)管監(jiān)控、進銷業(yè)務(wù)、庫存業(yè)務(wù)等以流程化、模塊化的方式直觀展現(xiàn)；憑借無紙化、電子化的流程辦公，降低信息溝通成本和人員管理成本；進一步整合資源，推動企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。在對用戶企業(yè)內(nèi)部OA系統(tǒng)應(yīng)用需求進行充分調(diào)研和分析后，通達本地項目服務(wù)團隊結(jié)合用戶企業(yè)現(xiàn)有組織架構(gòu)構(gòu)成情況以及未來發(fā)展規(guī)劃的具體需求，為用戶設(shè)計部署并組織實施了相關(guān)公文管理、會議管理、即時通訊、知識管理、物業(yè)管理、移動辦公等全終端模式的管理應(yīng)用模塊搭建工作。
二、系統(tǒng)實施范圍與應(yīng)用情況
日前從通達OA安徽本地項目團隊處了解到，安徽某國際農(nóng)產(chǎn)品物流園協(xié)同OA項目建設(shè)現(xiàn)已順利通過驗收。項目落地至今已先后完成了平臺基礎(chǔ)功能模塊、系統(tǒng)流程的部署搭建工作，以及針對用戶單位內(nèi)部員工的系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)事宜。目前，各崗位已逐步落實對相應(yīng)系統(tǒng)模塊應(yīng)用技巧的掌握，包乃至企業(yè)整體，也正在以科學(xué)先進的信息化管理方式深入實踐著協(xié)同OA的重要作用與價值。
三、具體建設(shè)內(nèi)容
1、流程審批平臺：依托單位內(nèi)部管理制度，通過工作流程的圖形化和表格化操作模式，為各細(xì)分崗位提供職責(zé)權(quán)限清晰明確的工作流程；通過工作監(jiān)控真實的記錄和反映員工工作進展，實現(xiàn)流程的催辦，通過對流程數(shù)據(jù)的分析進一步優(yōu)化流程。
2、物業(yè)管理平臺：實現(xiàn)房屋信息錄入及查詢、房屋的租/售/返管理（含合同管理）、物業(yè)服務(wù)管理（含維修管理、投訴管理、服務(wù)回訪）及物業(yè)收費管理。
3、信息發(fā)布平臺：搭建能及時傳播企業(yè)的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流及公告通知的信息發(fā)布和交流平臺，幫助所有員工及時查閱了解組織信息。
4、即時通訊平臺：搭建內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)和便于進行及時溝通的群組系統(tǒng)，使企業(yè)內(nèi)部事務(wù)協(xié)調(diào)與信息交流更為快捷流暢。
5、知識共享平臺：將分散存儲在不同崗位員工和不同部門的知識文檔，根據(jù)企業(yè)部門職責(zé)管理要求進行歸檔，以在合理范圍內(nèi)共享日常工作成果，優(yōu)化內(nèi)部工作經(jīng)驗分享效果，避免員工流動帶來的企業(yè)知識流失，降低企業(yè)管理和培訓(xùn)成本。
6、綜合事務(wù)平臺：實現(xiàn)對行政工作中辦公用品、日程計劃、會議室等功能模塊的應(yīng)用升級。
7、移動辦公平臺：基于企業(yè)移動辦公的需要，實現(xiàn)手機網(wǎng)上審批、遠(yuǎn)程異地辦公。移動辦公將不受辦公區(qū)域限制，用戶可隨時隨地通過網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公。
應(yīng)用成果
近期，通達OA安徽團隊接到用戶反饋，稱通達OA網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)運行效果完全符合自身對信息化建設(shè)的基本構(gòu)想，感謝通達尤其在數(shù)字化轉(zhuǎn)型期間為用戶于組織內(nèi)部建立高效安全的供應(yīng)鏈協(xié)同聯(lián)動機制提供堅實的平臺支撐。現(xiàn)用戶OA系統(tǒng)相關(guān)應(yīng)用成果節(jié)選如下：
1、流程審批平臺：
2、園區(qū)物業(yè)管理平臺：
于OA平臺可管理系統(tǒng)錄入的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，可實時進行查詢、更新、刪除、修改等操作，且相關(guān)操作流程可追溯。
（1） 物業(yè)管理信息
可錄入所有商鋪的房產(chǎn)信息，編輯、查看待/已租售的房產(chǎn)信息。
綜合信息查詢：可通過多種要素快速查詢物業(yè)狀態(tài)信息，包括：樓號、分類、房號、樓層、戶型、朝向、建筑/使用面積、配套設(shè)施等。
（2）房屋租/售/返管理
借助OA平臺可線上協(xié)同管理房屋租售，不僅提高信息錄入準(zhǔn)確性，又能實時匯總各項數(shù)據(jù)，便于數(shù)據(jù)存儲及查找，保障數(shù)據(jù)安全。
客戶信息錄入：招商人員維護和管理潛在購房客戶；營銷人員錄入信息和記錄并跟進記錄和狀態(tài)。
銷售合同管理：可變更已售房屋信息，可查詢購房合同和付款進度等。
房屋銷售報表：可自動生成房屋銷售狀態(tài)的統(tǒng)計報表，隨時掌握樓盤的銷售狀態(tài)和銷售人員的銷售業(yè)績。
返租政策：對執(zhí)行返租優(yōu)惠政策的園區(qū)，可實現(xiàn)對返租合同的管理。
（3）物業(yè)服務(wù)管理
基于OA平臺可實現(xiàn)由工作人員線上報修，物業(yè)部負(fù)責(zé)人收到通知后，指派任務(wù)至維修員，維修員接到通知直赴現(xiàn)場解決問題；維修后可反饋維修情況和服務(wù)評價。
裝修管理：主要基于裝修申請的操作，包括主題、類別、方式、申請人、聯(lián)系方式等；裝修審批的意見包括主題、管理處意見、工程處意見、是否同意等選項。
維修派工：錄入維修單后，自動發(fā)送至其他部門的電腦和手機APP端，維修員將隨時接收到聲音提示。維修完成后，可錄入完成時間和維修情況等。
投訴跟蹤：可錄入含主題、類別、投訴方式、投訴人等業(yè)主投訴內(nèi)容，系統(tǒng)自動將投訴單發(fā)送至負(fù)責(zé)人電腦和手機APP端提醒。
（4）物業(yè)收費管理
基于OA平臺，可解決園區(qū)內(nèi)部隨著入住戶增加致使業(yè)務(wù)量增大所產(chǎn)生的物業(yè)收費管理、賬目統(tǒng)計等業(yè)務(wù)需求。
收費標(biāo)準(zhǔn)：可設(shè)置一房一價，也可按房屋面積自動計算物業(yè)費?？稍O(shè)置收費項目的名稱、計算公式、單價、滯納率、計費起止日期和計算周期等屬性。
合同管理：可通過系統(tǒng)新建合同模板，可對合同文本內(nèi)容進行審核操作，可修改和刪除未經(jīng)審核的合同文本，審核通過后系統(tǒng)將自動生成費用；同時可對合同進行變更處理。
收費管理：系統(tǒng)支持分項多次繳費，可以和臨時類費用生成一張票據(jù)。
收費報表：系統(tǒng)支持對應(yīng)收、收費、欠費等內(nèi)容生成報表形式進行查看，報表靈活多樣，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持。
項目實踐成果及意義
當(dāng)今時代，有互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的加持，企業(yè)運營管理電子化正在成為業(yè)務(wù)發(fā)展的新動能。于此背景，安徽某國際農(nóng)產(chǎn)品物流園區(qū)項目自上線以來，用戶企業(yè)藉通達OA協(xié)同辦公平臺專業(yè)的物業(yè)管理、房屋租賃、資產(chǎn)文件包管理系統(tǒng)應(yīng)用，有力解決了企業(yè)以往合同流程雜亂無序、數(shù)據(jù)追溯無據(jù)可查的各種痛點與難題；實現(xiàn)了物業(yè)與供應(yīng)鏈管理流程線上高效審批，系統(tǒng)平穩(wěn)運行，實現(xiàn)資產(chǎn)文件線上實時共享、借閱功能；核心報表內(nèi)容充實，查詢便捷，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠……由此，企業(yè)與供應(yīng)商的交互變得方便快捷高效，也讓業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)效率有了實質(zhì)性的提升。
此外，在項目建設(shè)意義與實踐成果方面：通達OA服務(wù)團隊基于低代碼開發(fā)技術(shù)為客戶精心打造園區(qū)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，企業(yè)客戶只需通過可視化的平臺界面進行簡單拖拽，即可搭建出諸如資產(chǎn)管理、訂單管理、收費管理等專屬應(yīng)用；依托OA系統(tǒng)用戶還可根據(jù)自身不同的業(yè)務(wù)規(guī)則建立統(tǒng)一的系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，在流程中實現(xiàn)規(guī)范性的自動檢查，并提升審批效率；幫助用戶通過OA系統(tǒng)落實大型物流園區(qū)物業(yè)管理制度及標(biāo)準(zhǔn)，加強企業(yè)政策執(zhí)行力并實現(xiàn)事前管控，平衡市場供需關(guān)系，從而大幅節(jié)省供應(yīng)鏈實體企業(yè)管理成本。
而種種內(nèi)控機制的優(yōu)化改進，則為企業(yè)推動自身資源數(shù)據(jù)共享，降低成本和管理風(fēng)險，實現(xiàn)系統(tǒng)集成和信息協(xié)同效應(yīng)掃清了障礙；高性能的協(xié)同OA平臺在支撐用戶企業(yè)打造大型物流園區(qū)相對統(tǒng)一的合同、資產(chǎn)、物業(yè)管理體系的同時，也在充分實現(xiàn)信息對稱、互聯(lián)互通、資源共享、降本增效，讓運營管理可視化、數(shù)字化、專業(yè)化，從而助推上下游產(chǎn)業(yè)鏈均衡發(fā)展，并衍生出新的生態(tài)效益。
