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站在科技前沿的科研院所，不斷探尋著人類進(jìn)步的奧秘，一直以創(chuàng)新作為安身立命之本。新時(shí)期以來，隨著我國科技體制改革全面發(fā)力、多點(diǎn)突破、持續(xù)向縱深推進(jìn)，且在云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、AI等新興技術(shù)的影響下，無數(shù)科研單位正在步入深度融合、管理創(chuàng)新的新階段。然而，作為典型的技術(shù)、知識(shí)密集型組織，科研院所大多通過項(xiàng)目制經(jīng)營業(yè)務(wù)，盡管借助相關(guān)系統(tǒng)，讓協(xié)作效能有所提升，但在歷經(jīng)市場(chǎng)化運(yùn)作后身處愈發(fā)激烈的競爭環(huán)境，讓國有科技型企業(yè)對(duì)數(shù)字化管理提出了更高的要求......
項(xiàng)目背景
西安公路研究院有限公司原名西安公路研究所，始建于1960年，原隸屬于國家交通運(yùn)輸部，1975年與陜西省交通科學(xué)研究所合并，2000年底轉(zhuǎn)制為國有科技型企業(yè)，2009年經(jīng)陜西省交通運(yùn)輸廳批準(zhǔn)更名為西安公路研究院，2021年5月改制為有限公司，企業(yè)注冊(cè)總資金達(dá)1.5億元人民幣。
西安公路研究院有限公司是目前國內(nèi)交通行業(yè)規(guī)模較大，集科研、勘察設(shè)計(jì)、試驗(yàn)檢測(cè)、軟件開發(fā)、監(jiān)理、機(jī)電設(shè)計(jì)施工、儀器研發(fā)生產(chǎn)、路用材料開發(fā)銷售、技術(shù)咨詢?yōu)橐惑w的科研機(jī)構(gòu)。組織架構(gòu)主要包括：11個(gè)行政部門、11個(gè)研究所、1個(gè)研發(fā)推廣中心、5個(gè)具備獨(dú)立法人資格的院屬公司。全院主要業(yè)務(wù)范圍：公路交通科學(xué)研究、勘察設(shè)計(jì)、試驗(yàn)檢測(cè)、監(jiān)理、交通工程設(shè)計(jì)施工、技術(shù)咨詢、交通運(yùn)輸規(guī)劃、材料研發(fā)銷售等。2010年成為省發(fā)改委批準(zhǔn)的首批省級(jí)“固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目節(jié)能評(píng)估文件編制機(jī)構(gòu)和評(píng)審機(jī)構(gòu)”；2011年被認(rèn)證為西安市“高新技術(shù)企業(yè)”。
信息化動(dòng)因與用戶需求
一般而言，科研單位旗下項(xiàng)目大多以項(xiàng)目課題為主，特點(diǎn)是金額大，每年動(dòng)輒投入幾個(gè)億的研發(fā)費(fèi)用，項(xiàng)目相關(guān)文件龐雜，涉及項(xiàng)目信息、人員、實(shí)驗(yàn)資源、物資采購、文檔、成本等多方面的管理內(nèi)容。
新時(shí)期，為了加深市場(chǎng)潛能與發(fā)展動(dòng)力，用戶單位管理層逐漸意識(shí)到利用信息化手段對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行統(tǒng)一管理和有效利用的重要性，而以移動(dòng)化、智能化為手段的協(xié)同OA辦公軟件，無疑將成為管理的重要突破口。尤其當(dāng)下正值“數(shù)字中國”時(shí)代，西安公路研究院亟須擁抱數(shù)字技術(shù)，進(jìn)而服務(wù)“數(shù)字經(jīng)濟(jì)”、“智慧城市”、“數(shù)字工程”，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)，以數(shù)字動(dòng)能助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。
用戶企業(yè)信息化需求：
期望依托協(xié)同OA系統(tǒng)搭建自有辦公自動(dòng)化支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)于組織內(nèi)部的辦公智能化，建成完整統(tǒng)一、深度應(yīng)用、安全穩(wěn)定的內(nèi)部業(yè)務(wù)協(xié)同聯(lián)動(dòng)辦公平臺(tái)；在實(shí)現(xiàn)高效線上辦公的同時(shí)，更能提升組織內(nèi)部決策效率、企業(yè)上下管控效率、信息有效利用率等。其需求具體表現(xiàn)為：
希望通過拉通商機(jī)、合同、應(yīng)收、產(chǎn)值管理等流程，賦能項(xiàng)目經(jīng)營一體化高效管控；
變“人找事”為“事找人”，讓院領(lǐng)導(dǎo)、工程師等通過角色門戶輕松、快速協(xié)作；
希望依托科研人員項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、項(xiàng)目成果等知識(shí)資產(chǎn)，盤活、復(fù)用，繼而賦能科研與技術(shù)創(chuàng)新......
因此，通達(dá)決定根據(jù)科研院所以及一些大型項(xiàng)目承包企業(yè)的實(shí)際特點(diǎn)，助力組織實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全流程管理、項(xiàng)目全方位維護(hù)，創(chuàng)新管理模式。
項(xiàng)目概況
一、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃及建設(shè)目標(biāo)：
作為一家老牌國資科研企業(yè)，用戶單位早在2013年便啟動(dòng)了信息化建設(shè)項(xiàng)目，當(dāng)時(shí)選型搭建了通達(dá)OA網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)并投入使用。作為通達(dá)OA科研行業(yè)資深老用戶，多年來伴隨著自身組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的快速發(fā)展，近期新增了有關(guān)優(yōu)化OA流程行政業(yè)務(wù)審批等新協(xié)同辦公需求。在對(duì)用戶企業(yè)內(nèi)部OA系統(tǒng)應(yīng)用需求進(jìn)行充分調(diào)研和分析后，此次，通達(dá)本地項(xiàng)目服務(wù)團(tuán)隊(duì)結(jié)合用戶企業(yè)現(xiàn)有組織架構(gòu)構(gòu)成情況以及未來發(fā)展規(guī)劃的具體需求，利用通達(dá)OA協(xié)同辦公平臺(tái)開放統(tǒng)一的集成部署特性，幫助用戶優(yōu)化提升組織內(nèi)部合同管理、項(xiàng)目管理、績效管理、公告通知以及行政管理等工作流程的規(guī)范性與時(shí)效性，并進(jìn)一步梳理內(nèi)部文件資料管理制度，進(jìn)而統(tǒng)一優(yōu)化組織內(nèi)部公共知識(shí)文件庫，確保用戶單位科研成果與工作成效優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化。
二、系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容與實(shí)施范圍：
鑒于用戶單位已于早前在全院范圍內(nèi)實(shí)施搭建了符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與業(yè)務(wù)需求的網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)，近期通達(dá)本地項(xiàng)目服務(wù)團(tuán)隊(duì)結(jié)合組織內(nèi)部人員組織架構(gòu)的構(gòu)成情況，在對(duì)該用戶內(nèi)部OA系統(tǒng)優(yōu)化應(yīng)用需求進(jìn)行充分調(diào)研和分析后，對(duì)用戶單位內(nèi)部OA系統(tǒng)進(jìn)行了全面的運(yùn)維優(yōu)化。目前用戶單位已優(yōu)化完善了包括行政業(yè)務(wù)在線審批、電子郵件、公共文件柜、網(wǎng)絡(luò)硬盤、公告通知等功能模塊，同時(shí)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)還依托通達(dá)OA強(qiáng)大的工作流平臺(tái)為用戶定制開發(fā)了企業(yè)專屬的績效考核、業(yè)績平臺(tái)、項(xiàng)目管理及合同管理等極具個(gè)性化的系統(tǒng)應(yīng)用。
三、系統(tǒng)應(yīng)用情況與項(xiàng)目成果：
日前從通達(dá)OA四川本地項(xiàng)目服務(wù)團(tuán)隊(duì)處獲悉，西安公路研究院有限公司協(xié)同OA辦公系統(tǒng)優(yōu)化提升項(xiàng)目現(xiàn)已順利通過驗(yàn)收。服務(wù)團(tuán)隊(duì)根據(jù)用戶需求實(shí)施了對(duì)應(yīng)用功能的深度優(yōu)化與再細(xì)化，截至目前，系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)情況平穩(wěn)順暢，各應(yīng)用模塊的使用功能也正趨于完善，項(xiàng)目成果完全符合用戶單位信息化建設(shè)預(yù)期，為用戶于組織內(nèi)部搭建安全穩(wěn)定的業(yè)務(wù)協(xié)同聯(lián)動(dòng)機(jī)制提供了堅(jiān)實(shí)的平臺(tái)支撐。用戶OA系統(tǒng)相關(guān)應(yīng)用情況節(jié)選如下：
1、行政業(yè)務(wù)審批：貼合用戶實(shí)際管理需求，完善優(yōu)化行政/業(yè)務(wù)審批流程。
2、公共文件柜：對(duì)各項(xiàng)管理機(jī)制/文件制度進(jìn)行梳理，可快速查閱各類規(guī)章文件資料。
3、公告通知：搭建公告通知信息發(fā)布通道，覆蓋全院所有領(lǐng)導(dǎo)干部及職工。
4、績效考核：用于提交月度目標(biāo)完成計(jì)劃和匯總月度目標(biāo)完成情況。
5、業(yè)績平臺(tái)：劃分權(quán)限實(shí)現(xiàn)合同文件、人員資質(zhì)及單位資質(zhì)的增刪改查。
6、項(xiàng)目管理：主要涵蓋立項(xiàng)、評(píng)審、會(huì)簽及技術(shù)實(shí)施四個(gè)階段。
項(xiàng)目實(shí)踐成果及意義
西安公路研究院有限公司全新一體化綜合管理平臺(tái)，全面提升了用戶單位綜合管理水平，幫助企業(yè)落地三大價(jià)值，借力通達(dá)OA打造數(shù)字研究院所：
項(xiàng)目全程管控，提升市場(chǎng)經(jīng)營能力。構(gòu)建項(xiàng)目管理、合同管理、費(fèi)控管理等多類平臺(tái)，支撐項(xiàng)目經(jīng)營全過程管理，實(shí)現(xiàn)放管服一體化，支撐項(xiàng)目目標(biāo)高效達(dá)成，提升市場(chǎng)經(jīng)營水平；
部署多類協(xié)同應(yīng)用，提升綜合管控水平。部署流程管理、門戶管理、知識(shí)管理、公文管理、會(huì)議管理等多類應(yīng)用，支撐跨組織跨部門高效協(xié)作，提升綜合管控水平；
盤活單位60多年知識(shí)資產(chǎn)，賦能科技創(chuàng)新。構(gòu)建知識(shí)倉庫，沉淀知識(shí)資產(chǎn)，助力知識(shí)快速共享、查找、復(fù)用，進(jìn)一步促進(jìn)知識(shí)的創(chuàng)新。
作為成立60多年的知識(shí)密集、技術(shù)密集企業(yè)，如何活用知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，是一個(gè)重要命題。由此可見，種種內(nèi)控機(jī)制的優(yōu)化改進(jìn)，為國資科研單位推動(dòng)自身資源數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化運(yùn)營掃清了障礙。企業(yè)如今實(shí)現(xiàn)了對(duì)研發(fā)生命周期的統(tǒng)一管理，可全盤了解機(jī)構(gòu)所有項(xiàng)目的立項(xiàng)及工作進(jìn)展情況，人財(cái)物在一個(gè)平臺(tái)上實(shí)施統(tǒng)一管理；相關(guān)項(xiàng)目部門可靈活適用不同類型的科研項(xiàng)目管理，靈活搭建各領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)流程體系，并可復(fù)制復(fù)用，在積累知識(shí)資產(chǎn)的同時(shí)，通過多場(chǎng)景的知識(shí)應(yīng)用，為數(shù)字型智慧院所的構(gòu)建奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
自始至今，通達(dá)始終致力于服務(wù)好科研院所行業(yè)用戶實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的發(fā)展需要，在與萬千OA用戶一起向未來的同時(shí)，將繼續(xù)以信息化服務(wù)為基礎(chǔ)，科技體制改革工作方針為指導(dǎo)，在提供更加高效、安全的協(xié)同OA辦公軟件的同時(shí)，還將努力為科研院所用戶構(gòu)建“數(shù)字化+平臺(tái)化”的協(xié)同管理新機(jī)制，并強(qiáng)化科研型組織創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)，繼而為助推經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)央企力量。
