規(guī)范、整合、高效——通達OA在人力資源行業(yè)的應(yīng)用

深圳市鵬勞人力資源管理有限公司應(yīng)用案例

通達軟件品牌戰(zhàn)略部整理

 

企業(yè)介紹：

公司名稱：深圳市鵬勞人力資源管理有限公司

成立時間：1998年5月7日

公司人數(shù)：150

年銷售額：800萬（利潤）

公司簡介：

深圳市鵬勞人力資源管理有限公司成立于1998年5月，是國內(nèi)較早從事人力資源外包及相關(guān)服務(wù)，具備人力資源派遣和勞動保障事務(wù)代理資質(zhì)的專業(yè)人力資源服務(wù)外包機構(gòu)。

服務(wù)范圍：人力資源派遣、業(yè)務(wù)流程外包、人力資源供應(yīng)、管理咨詢培訓(xùn)、勞動事務(wù)代理、員工后勤服務(wù)、學(xué)生實習(xí)管理、勞動法律法規(guī)政策咨詢等。

OA選型過程：

還是在2005年的時候，因為業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，公司的員工數(shù)量不斷增長，部門也增多，辦公自動化方面便提到日程上來。開始找了兩家深圳本地的公司，目的是便于進行二次開發(fā)。兩家公司分別做了演示，功能上只是涵蓋了一般OA系統(tǒng)的組件，報價都在2－3萬。

偶然在網(wǎng)上搜索到通達OA系統(tǒng)，了解到開發(fā)商中國兵器工業(yè)信息中心通達信科是中國兵器工業(yè)集團公司的下屬企業(yè)，相信技術(shù)實力讓人放心，另外當(dāng)時完美服務(wù)版的報價只要7千多，服務(wù)方式也很適合公司的情況（公司有專門的網(wǎng)絡(luò)管理員，實施和培訓(xùn)都可自行完成）。于是選擇了通達OA。

目前通達OA的使用情況：

公司選擇了通達OA系統(tǒng)后，實施還是經(jīng)歷了一個過程。大家采用手工方式辦公已經(jīng)習(xí)慣了，轉(zhuǎn)型時期遇到了一定的阻力。我做為網(wǎng)管，采用了分模塊分功能實施的方案。轉(zhuǎn)瞬間7年過去了，至今OA通告里，還保留著我發(fā)布的實施OA相關(guān)功能模塊的通知，做為通達OA的老用戶，現(xiàn)在看來很是感慨。（見下圖）

 

 

目前公司用到的模塊有：個人事務(wù)、工作流、行政辦公、知識管理、人力資源、交流園地、附件程序、系統(tǒng)管理等。沒有用到的模塊并非因為功能不適合公司的情況，而是相關(guān)部門沒有提出需求，而負責(zé)信息化管理的部門沒有責(zé)任和義務(wù)推動相關(guān)部門使用這些模塊。這也許可以代表相當(dāng)一部分企業(yè)的實施情況。其中，對于CRM管理，公司另有一套業(yè)務(wù)系統(tǒng)有相關(guān)模塊。

信息發(fā)布

通知和新聞是公司最常用的功能模塊，原來沒上OA系統(tǒng)時，公司的通知都是打印出來，蓋章后貼到各部門辦公室的公告欄上，高成本低效率。實施了OA系統(tǒng)后，情況馬上得到了改觀。通告可瞬間到達，包括公司的分支機構(gòu)，工作效率得到了提高。

通達OA的特色在于，OA通告的查閱情況一目了然，發(fā)布者隨時檢查通告的查閱情況。

另外，通達OA創(chuàng)新地采用了OA精靈客戶端模式，所有的公司電腦開機后自動運行，省去了打開OA系統(tǒng)的步驟，重要通知也不會錯過。

工作流

由于業(yè)務(wù)需要，工作需要用到的OA工作流較多。下面以兩個工作流來做說明：

一、單次派遣員工需求流程

流程：

說明：此流程沒有分支，較為簡單，表單較為復(fù)雜，編輯較為費時。

二、合同審批流程：

流程：

說明：此流程為公司的合同審批流程，流程發(fā)起后，將合同原文做為附件上傳，2至6步任何一步審核不通過都可退回流程發(fā)起人。

知識管理

通達OA的網(wǎng)絡(luò)硬盤，有效地解決了公司的文件共享需求，可建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，文件信息一目了然。（見下頁截圖）

其它功能模塊

通達OA的績效考核模塊，對于公司人力資源管理方面，實用性很大，公司已經(jīng)多次使用此模塊進行績效考核。

 

產(chǎn)生的效益

公司采用了通達OA系統(tǒng)后，對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。具體表現(xiàn)在以下幾方面：

一、整合了企業(yè)資源

1、通達OA系統(tǒng)將公司的人力資源、客戶資源、知識資源、經(jīng)驗資源、硬件資源、制度資源、文化資源等集成在一個平臺上進行管理使用。

2、資源整合，實現(xiàn)了各種資源的互相促進和增值，創(chuàng)造了企業(yè)發(fā)展的最優(yōu)環(huán)境，促進了企業(yè)發(fā)展。

3、對人力資源、客戶資源實現(xiàn)更加有效地控制和管理，保持了穩(wěn)定的工作團隊和客戶關(guān)系。

4、有效積累公司優(yōu)秀員工的知識、技能、經(jīng)驗、心得并向所有員工開放，使員工互相學(xué)習(xí)，快速提高業(yè)務(wù)水平，達到事半功倍的效果。

二、加快了信息流通

1、通過實施通達OA系統(tǒng)，公司下達的文件、通知、任務(wù)可以在幾秒鐘內(nèi)同時傳達到相關(guān)人員，無任何中間環(huán)節(jié)。

2、員工的意見和建議都可以暢通無阻的直接反饋到最高領(lǐng)導(dǎo)層，便于及時發(fā)現(xiàn)問題。

3、外地的員工或分支機構(gòu)也可以時時保持和公司的溝通，保持緊密的聯(lián)系。

4、所有員工都可以在第一時間知道公司的最新動態(tài)和政策，更加關(guān)注公司發(fā)展。

5、員工們能夠在網(wǎng)上輕松、直接、公平的發(fā)言、交流，建立融洽的團隊關(guān)系和企業(yè)文化。

三、規(guī)范了辦公流程

1、通過實施通達OA系統(tǒng)，公司建立起了一個緊密、協(xié)調(diào)、可靠、簡單的管理機制。

2、使員工責(zé)任明確，權(quán)限分明，具體事務(wù)落實到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現(xiàn)象。

3、公司的辦公流程變得規(guī)范、有序，效率大大提高，執(zhí)行力大大提高。

4、徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時的反應(yīng)。

5、領(lǐng)導(dǎo)層可以清晰、準確的了解員工對某一事件的傾向性以做出正確的決策。

6、離職員工無法帶走自己的客戶資源，避免人員流動給公司帶來的客戶流失的風(fēng)險。

7、通過網(wǎng)絡(luò)而不是麻煩的電話來詢問項目進度，從而節(jié)省大量時間、精力和電話費。

8、領(lǐng)導(dǎo)層可以及時關(guān)注下屬的工作動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題，不會因為疏漏而丟掉重要的訂單或客戶。

9、員工們每天都記錄下當(dāng)天的工作內(nèi)容和心得，領(lǐng)導(dǎo)層可以直接查看、指導(dǎo)。

10、公司免去了打印、分發(fā)、打電話、找人等諸多困擾，節(jié)約紙張、人力等辦公成本，將資源和精力、時間用于核心業(yè)務(wù)。

11、員工與員工、員工與領(lǐng)導(dǎo)之間可以方便、直接、充分的進行交流，通過正確的手段而不是憑個人交際能力來溝通。

通達OA融合了當(dāng)前最流行的管理思想，即對工作流、信息流和知識管理的規(guī)范管理和增值利用，為我們提供了一個先進、高效的信息化工作平臺。對管理層而言降低管理成本，提高管理力度；對員工而言，降低工作內(nèi)耗，提高工作效率；對管理員而言，提供了有效的網(wǎng)絡(luò)管理工具，減少了重復(fù)勞動。

最后，提出對通達OA的一點希望，建議加入一個數(shù)據(jù)容災(zāi)備份模塊。目前公司的辦公電腦上，有大量的重要數(shù)據(jù)，公司沒有一個有效的備份機制來保護這些數(shù)據(jù)。僅憑手工備份無法解決問題。如果通達OA能整合自動備份功能，公司愿意付出合理的資金來購買此功能模塊。