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黃河交通學(xué)院東校區(qū)中心區(qū)鳥瞰圖

黃河交通學(xué)        黃河交通學(xué)院是教育部批準(zhǔn)的河南省唯一一所以培養(yǎng)交通運(yùn)輸人才為特色的應(yīng)用型本科高校，在校生1.8萬(wàn)余人。建校以來(lái)，學(xué)校秉承“修德、啟智、博學(xué)、篤行”的校訓(xùn)，面向現(xiàn)代綜合交通運(yùn)輸行業(yè)辦學(xué)，先后為社會(huì)培養(yǎng)了7萬(wàn)余名專業(yè)人才，為區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供了強(qiáng)有力的智力支持和人才支撐。

      黃河交通學(xué)院地處鄭州“一刻鐘經(jīng)濟(jì)圈”內(nèi)，與“鄭州黃河風(fēng)景名勝區(qū)”隔河相望，乘坐城際列車從鄭州火車站至學(xué)校僅需十余分鐘，交通便利，環(huán)境宜人。學(xué)?，F(xiàn)有三個(gè)校區(qū)，總占地面積1670余畝，建筑面積70萬(wàn)余平方米，教科研儀器設(shè)備總值1.6億余元，圖書館藏書163萬(wàn)余冊(cè)，校園網(wǎng)萬(wàn)兆互聯(lián)，千兆到桌面，學(xué)生公寓空調(diào)、洗浴設(shè)施齊全，教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)樓、體育館、餐廳等設(shè)施功能完備，為莘莘學(xué)子提供了良好學(xué)習(xí)生活環(huán)境。

OA選型過(guò)程：

說(shuō)起單位OA軟件的選購(gòu)經(jīng)歷，至今仍記憶猶新，因?yàn)檫@是我一手操辦的也是我至今引以為豪的事情。我們單位是一所民辦院校，04年我加入時(shí)新校區(qū)才剛建好一年，學(xué)生和教職工人數(shù)加到一起還不大五千人，我的主要任務(wù)就是維護(hù)管理剛建成的校園網(wǎng)和網(wǎng)站。當(dāng)時(shí)所有行政辦公都在一個(gè)三層的小樓，我的辦公室剛好和執(zhí)行院長(zhǎng)對(duì)門，有機(jī)會(huì)目睹了每天很多人拿著文件出入領(lǐng)導(dǎo)的辦公室，遇到領(lǐng)導(dǎo)不在或人多時(shí)，走廊里就熱鬧了起來(lái)，嚴(yán)重影響我辦公哈。當(dāng)時(shí)腦海里就冒出一個(gè)念頭：為什么不利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)搞一個(gè)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)那？發(fā)揮自己專業(yè)特長(zhǎng)的時(shí)候到了。

受老板“花小錢辦大事，不花錢也要辦事”的理論影響，一開始主要關(guān)注開源和破解的系統(tǒng)，一下子下載了十幾個(gè)OA系統(tǒng)，經(jīng)過(guò)一一搭建平臺(tái)進(jìn)行測(cè)試發(fā)現(xiàn)開源系統(tǒng)大都是國(guó)外開發(fā)的不但中文的少而且不符合國(guó)內(nèi)行情，只得放棄，最后決定向領(lǐng)導(dǎo)推薦一個(gè)功能比較適用的一個(gè)采用asp開發(fā)的破解系統(tǒng)。沒想到院領(lǐng)導(dǎo)看了我給他演示后，喜出望外大為驚嘆：“真是好東西?。≮s緊給大家培訓(xùn)一下投入使用！“但是就在接下來(lái)的培訓(xùn)中這個(gè)破解版的系統(tǒng)差點(diǎn)讓我下不了臺(tái)，系統(tǒng)核心功能公文流轉(zhuǎn)在演示時(shí)頻頻報(bào)錯(cuò)，怎么也弄不好，第一次培訓(xùn)出師不利。這件事讓我明白了一個(gè)理“免費(fèi)的午餐不好吃”。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)OA系統(tǒng)的重視程度和破解系統(tǒng)的不給力讓我壓力很大,也迫使我的目光轉(zhuǎn)向了正版系統(tǒng)。

通過(guò)IT168網(wǎng)站和搜索引擎，我又訪問(wèn)了十幾個(gè)做正版OA系統(tǒng)的網(wǎng)站，經(jīng)過(guò)幾天測(cè)試好容易發(fā)現(xiàn)了幾款不錯(cuò)的可是對(duì)方動(dòng)則數(shù)十萬(wàn)乃至幾十萬(wàn)的報(bào)價(jià)直接給我潑了一盆子冷水，做不到不花錢辦事咱做個(gè)花小錢辦大事也不錯(cuò)啊，難道這么難？不過(guò)當(dāng)不經(jīng)意打開通達(dá)的網(wǎng)站時(shí)，才真正領(lǐng)會(huì)了什么叫柳暗花明，價(jià)格是不錯(cuò)，功能怎么樣那？通過(guò)方便的在線測(cè)試后，通達(dá)OA的功能和方便的操作界面立刻讓我明白了那句“不怕不識(shí)貨，就怕貨比貨”的深刻含義。我就象發(fā)現(xiàn)了新大陸一樣，立馬就打了購(gòu)買報(bào)告，充分考慮到以后的升級(jí)和擴(kuò)容，選擇購(gòu)買了通達(dá)OA的完美服務(wù)版和短信貓加上打印服務(wù)器才一萬(wàn)多一點(diǎn)，換來(lái)的卻是終身免費(fèi)升級(jí)和提供服務(wù)的全功能版，而且透明的價(jià)格和直銷模式也讓老板很是放心。 

選擇通達(dá) OA 的原因

我單位選者通達(dá)OA的原因，我總結(jié)了一下幾條：

1、平民價(jià)格好用而不貴讓小單位也用得起。

2、功能不但多而且實(shí)用。

3、安裝配置超級(jí)簡(jiǎn)單，不需要特別培訓(xùn)，一般管理員都能勝任。

4、工作流功能不但強(qiáng)大還很靈活、直觀，學(xué)習(xí)使用起來(lái)很容易。

5、有完整的二次開發(fā)文檔并開放部分源碼便于單位進(jìn)行二次開發(fā)。

6、有OA知識(shí)庫(kù)、通達(dá)知道、OA社區(qū)、qq群等多種渠道幫組用戶交流和解決實(shí)際問(wèn)題。

目前通達(dá) OA 的使用情況：

我院從2005年開始使用通達(dá)OA系統(tǒng)到現(xiàn)在已經(jīng)六年了，目前共有632名教職工在使用，新教師報(bào)道第一件事就是先開一個(gè)OA帳號(hào)，所有員工一上班就登錄OA已經(jīng)成為一個(gè)習(xí)慣。主要使用的模塊有：電子郵件、內(nèi)部短信、手機(jī)短信、公告通知、新聞、投票、日程安排、工作日志、通訊薄、個(gè)人文件柜、工作流、辦公用品管理、固定資產(chǎn)、會(huì)議申請(qǐng)、車輛申請(qǐng)、公共文件柜、網(wǎng)絡(luò)硬盤、圖片瀏覽、OA知道、人事管理、招聘管理、薪酬管理、發(fā)文收文管理、檔案管理、討論區(qū)、文本聊天室等。

通達(dá) OA功能與實(shí)際應(yīng)用舉例：

信息發(fā)布

公告通知是我單位OA推廣應(yīng)用最早也是最廣的一個(gè)功能模塊，OA實(shí)施之前全院的通知都是采取張貼紙質(zhì)通知的方式，效果不好還不方便。通達(dá)OA啟用后，所有公告通知都有網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，并通過(guò)培訓(xùn)會(huì)議強(qiáng)調(diào)每天上班登錄OA查看通知的重要性，一開始僅有院辦和信息中心發(fā)布具有發(fā)布通知權(quán)限，后來(lái)隨著培訓(xùn)的深入和OA給大家?guī)?lái)的便利，給每個(gè)部門的負(fù)責(zé)人開通了發(fā)布公告的權(quán)限，并規(guī)定了針對(duì)緊急通知可以發(fā)布手機(jī)短信通知的要求。這樣一來(lái)，大家每天登陸OA后就可以及時(shí)查看到各部門發(fā)布的最新通知。

新聞模塊也是一個(gè)很不錯(cuò)的功能，我單位所有OA用戶都開通了新聞發(fā)布權(quán)限，新聞按照類別共分為：部門新聞、校內(nèi)新聞、國(guó)內(nèi)重要新聞、國(guó)際新聞、教育新聞等，隨著大家參與的熱情，員工通過(guò)OA辦公不但可以了解校內(nèi)新聞,還可以花費(fèi)最少的時(shí)間瀏覽國(guó)內(nèi)外最新時(shí)事。

工作流

我單位的工作流是在OA推廣應(yīng)用了近一年后開始進(jìn)行的，應(yīng)用之前先有人事處和信息中心人員對(duì)各部門的信息管理員集中進(jìn)行了流程圖設(shè)計(jì)工具visio的使用培訓(xùn)，然后規(guī)定每個(gè)部門按時(shí)上交visio制作的流程圖，接著有信息中心挑出兩個(gè)有代表性的流程轉(zhuǎn)化為OA的流程，然后對(duì)流程設(shè)計(jì)的相關(guān)人員在機(jī)房進(jìn)行操作培訓(xùn)，熟練后開始推廣應(yīng)用，再逐步推廣到其它流程應(yīng)用。為了使用好電子流程，信息中心下載了通達(dá)OA網(wǎng)站上的“工作流使用詳解”、“通達(dá)OA工作流程案例及快速入門手冊(cè)”、通達(dá)OA工作流應(yīng)用大賽獲獎(jiǎng)作品“、“OA使用手冊(cè)”等資料通過(guò)電子郵件發(fā)給每個(gè)用戶，鼓勵(lì)大家積極參與本部門工作流程的電子化設(shè)計(jì)和優(yōu)化，根據(jù)使用效果每年評(píng)出最佳工作流程給部門和設(shè)計(jì)人一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。經(jīng)過(guò)近幾年的不斷努力，現(xiàn)在單位大部門的流程都已經(jīng)電子化了，流程化管理解決了過(guò)去那種由于部門權(quán)限劃分不清，辦事拖拉推諉的情況。現(xiàn)在通過(guò)工作流一方面減少了紙質(zhì)文件的打印和跑腿，另一方面，通過(guò)工作流監(jiān)控和統(tǒng)計(jì)可以很方便的知道參與流程的人員的辦事效率。

至于例子本不想獻(xiàn)丑，因?yàn)榇蟛糠侄伎梢?ldquo;在通達(dá)OA工作流程案例及快速入門手冊(cè)“里找到，找不到的也很容易舉一反三?，F(xiàn)按照征文要求給出一個(gè)簡(jiǎn)單的用例：

校園網(wǎng)網(wǎng)站新聞發(fā)布流程

流程功能：

規(guī)范學(xué)院新聞發(fā)布流程并審核新聞發(fā)布內(nèi)容，形成固定流程；

流程流轉(zhuǎn)說(shuō)明：申請(qǐng)人按照表單要求填寫新聞標(biāo)題和內(nèi)容并在附件中上傳word文檔的稿件和新聞圖片，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、宣傳處領(lǐng)導(dǎo)審核批示后轉(zhuǎn)交宣傳處新聞發(fā)布老師負(fù)責(zé)在校園網(wǎng)站上發(fā)布；

使用范圍：學(xué)院所有部門；

表單截圖：

流程圖：

流程圖說(shuō)明：

由新聞投稿人向本部門提出新聞發(fā)布申請(qǐng)，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)、宣傳處領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)批示后轉(zhuǎn)交宣傳處網(wǎng)站管理員發(fā)布。

1、申請(qǐng)人填寫信息并上傳稿件后轉(zhuǎn)交部門領(lǐng)導(dǎo)審核批示。

2、部門領(lǐng)導(dǎo)若認(rèn)為稿件需要修改或暫不適宜發(fā)布選擇相關(guān)審批意見后退還申請(qǐng)人。若稿件無(wú)需修改可以發(fā)布則轉(zhuǎn)交宣傳處負(fù)責(zé)人審核批示。

3、若稿件為校內(nèi)一般新聞，由宣傳處負(fù)責(zé)人選擇意見后直接轉(zhuǎn)交部門網(wǎng)站管理員處理，然后由部門管理員反饋申請(qǐng)人結(jié)果，流程結(jié)束。若稿件內(nèi)容比較重要，影響比較大則由宣傳處負(fù)責(zé)人轉(zhuǎn)交主管院長(zhǎng)批示，主管院長(zhǎng)批示后直接轉(zhuǎn)交宣傳處網(wǎng)站管理員處理，然后由網(wǎng)站管理員反饋申請(qǐng)人結(jié)果，流程結(jié)束。

知識(shí)管理

公共文件柜我們是這樣使用的，一開始僅限于每個(gè)部門創(chuàng)建了一個(gè)以部門名稱命名的文件柜，主要放一些需要其他部門查閱或下載打印的文件模板和管理制度類。后來(lái)隨著學(xué)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，院領(lǐng)導(dǎo)每天需要通過(guò)電子郵件接收的報(bào)表也越來(lái)越多，這就帶來(lái)以下問(wèn)題：報(bào)表種類繁多，電子郵件是按日期分類的而不是按部門或報(bào)表的種類分類的，領(lǐng)導(dǎo)不但閱讀起來(lái)很是費(fèi)力而且對(duì)重要的報(bào)表還要自己歸類存檔，這會(huì)浪費(fèi)領(lǐng)導(dǎo)不少寶貴的時(shí)間，有意見是必然的。當(dāng)然群眾的智慧是無(wú)窮的，最后在沒有購(gòu)買報(bào)表組件的基礎(chǔ)上，我們采取這樣的措施解決了這個(gè)問(wèn)題：按照每位院領(lǐng)導(dǎo)需要接受的報(bào)表總類分別建立公共文件柜，然后再按年建立二級(jí)目錄，按日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)建立三級(jí)目錄并對(duì)文件柜和相關(guān)人員設(shè)立了上傳和閱讀的權(quán)限。事實(shí)證明這樣做的效果還不錯(cuò)，盡管功能跟專業(yè)的報(bào)表組件沒法比，但是靈活的解決了實(shí)際問(wèn)題。

再說(shuō)網(wǎng)絡(luò)硬盤，一開始放一些比較大的軟件供大家下載，后來(lái)OA服務(wù)器連上了網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)，硬盤空間一下子大了許多，又新建了多媒體課件、電子書、多媒體素材、視頻講座、等共享目錄并給普通員工開放了上傳下載權(quán)限，網(wǎng)絡(luò)硬盤變成了我們單位的教學(xué)資源共享平臺(tái)，此舉得到不少領(lǐng)導(dǎo)和教師的贊賞。

圖片瀏覽這個(gè)功能也不錯(cuò)，一開始只為宣傳處開放權(quán)限，后來(lái)隨著數(shù)碼相機(jī)的流行和工會(huì)攝影協(xié)會(huì)的成立，又給各個(gè)部門和攝影協(xié)會(huì)分別創(chuàng)建了圖片目錄并設(shè)置了相應(yīng)的權(quán)限，這下子，很多員工可以及時(shí)從這里分享最新的新聞圖片而不用像以前通過(guò)電子郵件這種方式了，也算是一種創(chuàng)新吧。

OA知道這個(gè)功能我們也是最近兩年才利用起來(lái)，效果還不錯(cuò)，開始主要有OA管理員來(lái)解答員工提出的一些問(wèn)題，比如一些工作流的使用問(wèn)題，刪除短信的問(wèn)題，公告通知怎么刪除等，后來(lái)慢慢的提問(wèn)題的多了，回答問(wèn)題的也多了，大大減輕了OA系統(tǒng)管理員的勞動(dòng)量，絕對(duì)是OA系統(tǒng)管理員和提高OA使用效果的一個(gè)得力幫手。

內(nèi)部討論區(qū)

在我們單位，討論區(qū)絕對(duì)是一個(gè)熱門的板塊，每天都有新帖和熱貼，時(shí)不時(shí)還可以看到院領(lǐng)導(dǎo)的跟貼。通過(guò)內(nèi)部討論區(qū)的建立，幫助單位基層員工打通了直接和高層領(lǐng)導(dǎo)交流溝通的通道，一下子拉近了普通員工和高層領(lǐng)導(dǎo)的距離，以前很多問(wèn)題大家可能只限于QQ群里發(fā)發(fā)牢騷，但根本解決不了實(shí)際問(wèn)題，但是問(wèn)題發(fā)到討論區(qū)里就不一樣了，很多反應(yīng)問(wèn)題的帖子一發(fā)出來(lái)，相關(guān)部門就會(huì)立即回應(yīng)，確實(shí)又好又快的解決了不少問(wèn)題。

報(bào)表組件

報(bào)表組件我們單位暫時(shí)還沒有購(gòu)買暫不發(fā)表意見，但可以肯定的這是一個(gè)很有用的模塊。

其它功能模塊

內(nèi)部郵件：在使用時(shí)單位很多用戶反映由于工作需要經(jīng)常會(huì)給不在同一個(gè)部門不同角色的人發(fā)郵件，沒回都要一個(gè)一個(gè)選好麻煩，剛開始一直沒有找到好的解決辦法，就到發(fā)件箱里找到以前發(fā)的郵件，點(diǎn)再次發(fā)送，然后改標(biāo)題和內(nèi)容來(lái)解決。后來(lái)有一次在控制面板里修改個(gè)人資料時(shí)，發(fā)現(xiàn)那個(gè)自定義組，想到了發(fā)郵件時(shí)也看到了那個(gè)自定義用戶組，是不是一回事那，一試還真是，二話不說(shuō)立即以新聞的形式發(fā)布了出去，接下來(lái)就是好評(píng)如潮啊。

產(chǎn)生的效益

通達(dá)OA的使用讓單位真正實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，效益顯著。首先從老板來(lái)說(shuō)，上這個(gè)系統(tǒng)花錢不多，但是直接看得到的效益是節(jié)約了大量的打印紙和墨粉的開銷，隱形效益是系統(tǒng)上線后，通過(guò)大量工作流程的使用，學(xué)院很多工作已經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，一方面沒有了過(guò)去一大早就有很多人拿著文件等領(lǐng)導(dǎo)批示的壯觀場(chǎng)面，另一方面，工作流的使用使工作工作變得清晰透明，每一步都對(duì)應(yīng)有負(fù)責(zé)人，有效減少了以前經(jīng)常出現(xiàn)的幾個(gè)部門互相扯皮推脫的想象，大大提高了工作效率。從管理層來(lái)說(shuō)，通過(guò)OA系統(tǒng)可以方便的給所管部門分配任務(wù)，還可以隨時(shí)查詢員工的工作日志和監(jiān)控工作流程，方便對(duì)下屬員工工作的監(jiān)督和考核。對(duì)于職員來(lái)說(shuō)，OA豐富的功能模塊就是自己工作的得力幫手，通過(guò)OA系統(tǒng)，即使有加班也無(wú)需留在辦公室了，可以在家里甚至在路上都辦了，不但工作效率提高了，還實(shí)現(xiàn)了快樂(lè)工作的愿望。