通達Office Anywhere應用談

安陽化學工業(yè)集團有限責任公司技術(shù)中心應用案例

作者：安陽化學工業(yè)集團有限責任公司技術(shù)中心  郭洪斌

通達Office Anywhere在安化集團公司扎根已經(jīng)有五個年頭了。五年里，每一次的OA服務器故障之后，我就知道鋪天蓋地的電話要來了。因為通達Office Anywhere已經(jīng)成了我們工作中的一種習慣。無論是好“習慣”還是壞“習慣”，習慣了也就意味著很難改掉。其實對于一個軟件來講，我覺得這就是對它的一種很大的肯定。 

我記得在哪看到過一句話，“ＯＡ項目沒有所謂的項目結(jié)束。它就是一個完善再完善的重復過程”。對此我深有感觸。因為在這五年里，隨著管理的不斷完善，我們一直在重復著這一過程。目前，在我們公司內(nèi)部網(wǎng)絡上，象內(nèi)部郵件、公告通知、新聞發(fā)布等功能已經(jīng)是普遍應用?；旧瞎绢I(lǐng)導每一次重要講話的最后都是“要在公司內(nèi)部的廣播、板報和內(nèi)部網(wǎng)絡上認真宣傳報道”。 

我認為Office Anywhere應用上比較有特點是“工作流”、“公共文件柜”以及自定義菜單等功能。我公司就利用工作流功能實現(xiàn)了“粒度煤的計量驗收結(jié)算”等業(yè)務，利用公共文件柜功能實現(xiàn)了“內(nèi)部報表以及工資報表的網(wǎng)絡傳遞和匯總”等工作，利用自定義菜單功能集成了我公司很多自己開發(fā)的業(yè)務軟件。 

1、工作流應用 

我們都知道，工作流的應用就是把一項工作分解為多個步驟，由多人來協(xié)同完成。在企業(yè)里這類業(yè)務很多，所以這個功能應該說比較實用。我公司是煤炭消費大戶，在總結(jié)近年來煤炭采購的經(jīng)驗及學習兄弟廠家的先進管理方法后，我們利用工作流實現(xiàn)了“粒度煤的計量驗收結(jié)算”業(yè)務。操作流程如下圖所示： 

由于粒度煤工作流牽涉單位多、人員多，在流程設計時根據(jù)不同的工作崗位，設計了不同的操作權(quán)限和操作內(nèi)容。粒度煤計量驗收結(jié)算工作流由表單和流程這兩個重要因素構(gòu)成，每個流程對應一張表單。表單使用Dreamweaver設計，代碼用Javasrcipt腳本語言編寫。表單設計如下圖： 

從幾年來的效果看，粒度煤工作流的管理，使有關(guān)人員可在公司內(nèi)部網(wǎng)絡的任意微機上完成。煤炭采購部門可以很方便的查閱、整理分析數(shù)據(jù)，提高了工作效率。通過工作流嚴格完善的權(quán)限設置，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，保證了安全。 

2、公共文件柜應用 

我公司長期以來報表繁多，且需要人工每天報送到公司統(tǒng)計部門。我們當時經(jīng)過多次討論分析，首先由公司企管部的統(tǒng)計報表這條主線開始，建立企管部報表接收柜和各統(tǒng)計報表發(fā)布柜，根據(jù)嚴格的權(quán)限設置，接收并下載各基層單位傳遞的EXCEL統(tǒng)計表，然后實現(xiàn)自動匯總處理，并發(fā)布到相應報表柜。應用中我們發(fā)現(xiàn)，雖然說EXCEL軟件現(xiàn)在已經(jīng)比較普及，但畢竟企業(yè)各基層單位操作人員的計算機水平參次不一，要想保證長期地、準確地每天傳送和接收各類統(tǒng)計信息，并能讓其能自動生成自己所要的數(shù)據(jù)，必須在一定程度上讓其操作過程固化。所以，我們在應用過程中對公司統(tǒng)計報表的格式和計算等都進行了統(tǒng)一設置，特殊地方加保護。應該說，報表及各類信息能夠有效地網(wǎng)絡傳遞都得益于通達的Office Anywhere公共文件柜較為完善的權(quán)限設置。截止目前，我們內(nèi)部網(wǎng)上已經(jīng)涉及到公司黨政、工會、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、計劃、財務、技術(shù)、質(zhì)量、計量、工資等十幾個方面的文件，報表種類達50余種。 

3、自定義菜單的應用 

在我公司信息化應用過程中，自行編制了一些規(guī)模較小的網(wǎng)絡軟件，類別比較散，但正是有了Office Anywhere的自定義菜單功能，可以很方便地把這些軟件集中到網(wǎng)絡辦公平臺上，不僅大大減少了開發(fā)過程中美工部分的工作量，而且看起來似乎就是網(wǎng)絡辦公平臺的一部分。

我作為一名技術(shù)人員，也接觸了大大小小的一些OA軟件，我認為，其實用戶并不一定就需要功能繁雜的OA軟件，實用就好。一個OA軟件是否有生命力，很大一部分還在于它是否具有良好的售后服務，這里我想強調(diào)一句，通達的售后服務確實做得很好。