通達(dá)成就輝煌

蘭州億路達(dá)物流有限公司應(yīng)用案例

作者：蘭州億路達(dá)物流有限公司 歐自平

 

第一部分、個(gè)人介紹

 

姓名：歐自平

學(xué)歷：本科

專業(yè)：計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)

專業(yè)特長(zhǎng)：

熟悉C、C++、VC++，對(duì)sql server數(shù)據(jù)庫(kù)比較了解，有兩年的開發(fā)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)oracle數(shù)據(jù)庫(kù)有將近一年的使用經(jīng)驗(yàn)。其他熟悉的軟件有Dreamweaver、Flash、Photoshop等。

項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)：

2009年10～2011年6月

在蘭州東保迅捷網(wǎng)絡(luò)科技有限公司工作，開始對(duì)通達(dá)OA研究學(xué)習(xí)，擔(dān)任OA項(xiàng)目實(shí)施工程師一職，在此期間完成了多個(gè)OA項(xiàng)目的實(shí)施以及工作流的設(shè)計(jì)與制作，主要包括：甘肅省高等級(jí)公路管理局、武威公路總段、甘南人民廣播電臺(tái)、甘南電視臺(tái)、甘肅盛業(yè)房地產(chǎn)開發(fā)有限公司等。

2011年6月～至今

在蘭州億路達(dá)物流有限公司工作，如要負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)、軟件的維護(hù)工作，維護(hù)的軟件有通達(dá)OA、現(xiàn)代遠(yuǎn)航物流管理系統(tǒng)、管家婆、中科財(cái)務(wù)系統(tǒng)，其中重點(diǎn)是OA工作流的設(shè)計(jì)與制作。

 

第二部分、企業(yè)介紹

 

公司名稱：蘭州億路達(dá)物流有限公司

成立時(shí)間：2004年10月

公司人數(shù)：300-500人

年銷售額：500-800萬(wàn)

企業(yè)簡(jiǎn)介：

億路達(dá)物流有限公司是根據(jù)現(xiàn)代化企業(yè)管理機(jī)制組建的一家規(guī)范化、專業(yè)化的物流企業(yè)。創(chuàng)建于2005年，總部設(shè)在蘭州，專營(yíng)國(guó)內(nèi)公路零擔(dān)運(yùn)輸業(yè)務(wù)，至今（2011年）運(yùn)營(yíng)網(wǎng)絡(luò)已遍及甘肅、青海、陜西大部分地區(qū)，公司規(guī)模、客戶、貨量、營(yíng)業(yè)額逐年迅速遞增。

夯實(shí)基礎(chǔ)、有序擴(kuò)展：公司目前已贏得廣大客戶的高度信任，在同行業(yè)中脫穎而出。隨著業(yè)務(wù)和規(guī)模迅速擴(kuò)展，致力于加強(qiáng)公司的基礎(chǔ)建設(shè)，大力推行工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化，提高設(shè)備和系統(tǒng)的科技含量，并積極、有序地發(fā)展全國(guó)各地運(yùn)輸網(wǎng)絡(luò)，保持穩(wěn)健中提升的作風(fēng)，向物流行業(yè)標(biāo)桿企業(yè)看齊。

完善服務(wù)，開拓創(chuàng)新：保持公司一貫的優(yōu)良服務(wù)，積極探索、完善工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化。推行“人才興企”的發(fā)展戰(zhàn)略，高聘、培養(yǎng)和造就一支高素質(zhì)專業(yè)物流人才不斷充實(shí)公司的管理隊(duì)伍。以現(xiàn)代企業(yè)管理為基本取向，以集約經(jīng)營(yíng)為目標(biāo)，積極探索客戶需求，以專業(yè)精神協(xié)同客戶設(shè)計(jì)低成本的物流供應(yīng)鏈管理模式，為客戶提供快速安全的流通渠道，提高客戶的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

承載重托，誠(chéng)信共贏：公司的全體員工秉承誠(chéng)信服務(wù)的宗旨，牢記客戶的重托，始終堅(jiān)持忠誠(chéng)履責(zé)提高承載能力和服務(wù)水平，以滿腔熱情完成客戶使命，將以更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)“人性化、品牌化”的服務(wù)理念，竭誠(chéng)與新老客戶攜手同行，共創(chuàng)未來(lái)。

一切，只為客戶解決問(wèn)題，幫客戶創(chuàng)造價(jià)值。

第三部分、選型過(guò)程以及使用情況

2011年4月份公司董事長(zhǎng)鄭士義先生去杭州參加由楊善平先生主講的有關(guān)公司管理方面的講座，在講座期間楊教授將通達(dá)OA給大家做了一個(gè)簡(jiǎn)單的介紹，鄭董回來(lái)以后給北京打電話了解到了通達(dá)OA在甘肅的代理商——蘭州東保迅捷網(wǎng)絡(luò)科技有限公司，當(dāng)時(shí)我是在蘭州東保迅捷網(wǎng)絡(luò)科技有限公司的一名員工，是我接待的鄭董，詳細(xì)的介紹了通達(dá)OA的相關(guān)功能，特別介紹了OA亮點(diǎn)——工作流模塊，鄭董聽(tīng)后感覺(jué)這是一款很不錯(cuò)的軟件，決定試用一段時(shí)間，我就給安裝了一個(gè)試用版的，同時(shí)免費(fèi)做了兩個(gè)工作流，經(jīng)過(guò)一個(gè)月的試用后鄭董決定用這款軟件，2011年6月份安裝調(diào)試成功后，7月份正式使用，后來(lái)我也沒(méi)架住鄭董的誘惑也到了蘭州億路達(dá)物流有限公司上班，成為億路達(dá)物流有限公司的一員。

在鄭董的名下現(xiàn)在有三個(gè)公司：蘭州億路達(dá)物流有限公司、陜西億路達(dá)物流有限公司，蘭州一路達(dá)商貿(mào)有限公司，由于業(yè)務(wù)來(lái)往的關(guān)系，現(xiàn)在這三個(gè)公司都用這一套OA，使用人數(shù)在300人左右，由于工作性質(zhì)的不同白天同時(shí)登陸的人數(shù)在150-200之間，晚上大概在80-100人，使用的模塊主要有個(gè)人事務(wù)下面的微訊、電子郵件、公告通知、個(gè)人考勤、日程安排、通訊簿、工作日志等。知識(shí)管理下面的公共文件柜、網(wǎng)絡(luò)硬盤、圖片瀏覽。行政辦公下的車輛管理也在一步步的推進(jìn)使用，最主要的用的最多的還是工作流模塊，現(xiàn)在三個(gè)公司所使用的工作流有86個(gè)，平均每天發(fā)起流程數(shù)量在80-100條之間，工作流涉及到了行政人事、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、倉(cāng)儲(chǔ)管理等方面，基本上涵蓋了公司業(yè)務(wù)、管理的方方面面，同時(shí)每月還對(duì)OA系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行績(jī)效考核，以促進(jìn)OA系統(tǒng)進(jìn)一步更好的使用。

在今年年底準(zhǔn)備再上短信組件，明年準(zhǔn)備使用報(bào)表組件，這兩個(gè)組件現(xiàn)在也在觀察試用當(dāng)中。

第四部分、通達(dá)OA與實(shí)際應(yīng)用舉例

1、信息發(fā)布

由于現(xiàn)在是三個(gè)公司同時(shí)用一套OA，但是在信息發(fā)布的時(shí)候可以按照部門、角色、甚至具體到人員進(jìn)行發(fā)布，這使三個(gè)公司同時(shí)用一套OA但是不相互影響，以前像這樣的問(wèn)題都是發(fā)短信通知，有時(shí)候有收不到的現(xiàn)象存在，同時(shí)發(fā)短信字?jǐn)?shù)有限，速度比較慢，用OA的公告通知就解決了這個(gè)問(wèn)題，提高了工作效率。

2、知識(shí)管理

公共文件柜中現(xiàn)在存放了一些大家在工作過(guò)程中都可能使用到的一些工具、文件等，實(shí)現(xiàn)了文件的集中存放，用的時(shí)候可以直接從公共文件柜中取，而且比較方便快捷，只要是有網(wǎng)絡(luò)的地方就能使用，以前都是自己銬在u盤上隨身攜帶，而且u盤上的東西比較容易丟失，一旦丟失恢復(fù)起來(lái)也比較麻煩，而且每人一個(gè)u盤算下來(lái)也是一筆不小的開支。

公共文件柜截圖

網(wǎng)絡(luò)硬盤中存放了大車的一些資料，在工作流中有一個(gè)大車跟蹤流程，幾乎是每天都使用的，在每發(fā)一輛大車時(shí)將發(fā)起一個(gè)大車跟蹤流程時(shí)同時(shí)將大車的資料在網(wǎng)絡(luò)硬盤中取出來(lái)以附件的形式隨工作流一起發(fā)起，大車在行駛的路途中一旦發(fā)生什么意外或者事故，可以第一時(shí)間知道是那輛車以及這輛車的詳細(xì)資料，及時(shí)準(zhǔn)確的保證了司機(jī)的安全問(wèn)題以及貨物、車輛的安全問(wèn)題。

網(wǎng)絡(luò)硬盤截圖

3、工作流

(1)請(qǐng)假流程

請(qǐng)假流程表單

請(qǐng)假流程圖

此流程主要是解決了考勤主管在統(tǒng)計(jì)考勤時(shí)的誤差，減少了不必要的麻煩，以前供公司請(qǐng)假還是采用傳統(tǒng)的請(qǐng)假條的方式請(qǐng)假，有時(shí)有考勤主管的疏忽講假條丟失的情況，造成員工與考勤主管之間的誤會(huì)，自從使用流程以后，月底將員工的請(qǐng)假流程導(dǎo)成報(bào)表交給考勤主管后統(tǒng)計(jì)員工的請(qǐng)假，此類的問(wèn)題再也沒(méi)有發(fā)生過(guò)。

流程說(shuō)明：

1、如果請(qǐng)假人是普通職員（不包括辦公室的人）且請(qǐng)假天數(shù)小于3天的，經(jīng)部門部長(zhǎng)批準(zhǔn)后就可以完成請(qǐng)假。請(qǐng)假天數(shù)大于3天小于5天的，經(jīng)部門部長(zhǎng)批準(zhǔn)后還要到辦公室批準(zhǔn)后才能完成請(qǐng)假，請(qǐng)假天數(shù)大于5天的，經(jīng)部門部長(zhǎng)批準(zhǔn)、辦公室批準(zhǔn)后還要經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后才能完成請(qǐng)假。

2、如果請(qǐng)假人是辦公室普通職員或者部門部長(zhǎng)，請(qǐng)假天數(shù)小于5天的，直接由辦公室主任批準(zhǔn)后就可以完成請(qǐng)假，請(qǐng)假天數(shù)大于5天的，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后總經(jīng)理批準(zhǔn)后才能完成請(qǐng)假。

3、如果請(qǐng)假人是辦公室主任，不管請(qǐng)假天數(shù)是幾天，直接由總經(jīng)理批準(zhǔn)后就能完成請(qǐng)假。

4、如果請(qǐng)假人是總經(jīng)理，不管請(qǐng)假天數(shù)是幾天，直接由辦公室主任批準(zhǔn)后就能完成請(qǐng)假。

⑵、貨損貨差處理理賠流程

以前公司的各個(gè)到貨站點(diǎn)（涵蓋了整個(gè)甘肅省以及西寧、西安）發(fā)生貨損貨差都是采用電話的形式上報(bào)公司理賠部相關(guān)人員，再有理賠部調(diào)查各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)人員，主要包括收貨人、承運(yùn)小車司機(jī)、承運(yùn)大車司機(jī)、理貨員、運(yùn)營(yíng)部、裝車人等，且調(diào)查的結(jié)果都沒(méi)有記錄，開理賠會(huì)時(shí)也是口頭闡述，這中間經(jīng)過(guò)的人數(shù)較多，產(chǎn)生的誤差較大，給客戶造成的損失也比較大，一直是抱怨不斷，且理賠部的人也不能看出貨物到底損壞到哪種程度，給理賠工作帶來(lái)了一定的難度，自從使用貨損貨差理賠流程以后，到貨站點(diǎn)一旦發(fā)現(xiàn)貨損貨差情況，將以工作流的形式上報(bào)公司理賠部，可以將貨損的情況描述的一清二楚，同時(shí)貨損照片也可以以附件的形式傳達(dá)到理賠部。由于公司一天下來(lái)產(chǎn)生的貨損貨差比較多，理賠負(fù)責(zé)人都很難記清楚哪些貨損貨差要處理，哪些不能處理，經(jīng)常出現(xiàn)客戶打電話詢問(wèn)的情況，只要打開OA就能知道哪些貨損貨差已經(jīng)處理了，哪些還沒(méi)有處理，給理賠部的工作減輕了難度，同時(shí)也給了客戶一個(gè)滿意的答復(fù)。

貨損貨差處理理賠流程表單

貨損貨差理賠流程流程圖

流程說(shuō)明：

1、這個(gè)流程到貨站點(diǎn)發(fā)起——理賠部受理——調(diào)查相關(guān)人員，填寫調(diào)查結(jié)論——理賠部受理人填寫處理意見(jiàn)——領(lǐng)導(dǎo)審批（注：此處設(shè)置了條件限制，根據(jù)賠款金額的不同要求經(jīng)過(guò)審批的領(lǐng)導(dǎo)也不同，賠款金額在300元以下的不經(jīng)過(guò)任何領(lǐng)導(dǎo)的審批，有理賠部直接負(fù)責(zé)賠款，賠款金額在301-1000元以內(nèi)的必須經(jīng)過(guò)副總經(jīng)理審批后才能賠款，賠款金額在1001-3000元以內(nèi)的還必須經(jīng)過(guò)總經(jīng)理的審批才能賠款，賠款金額在3001以上的還必須經(jīng)過(guò)董事長(zhǎng)的審批后才能賠款）——賠款處理——財(cái)務(wù)審核——存檔歸案，結(jié)束流程。

⑶、代收單往來(lái)管理流程

這個(gè)流程是鄭董名下的一個(gè)銷售五金機(jī)電的公司使用，主要是管理給客戶發(fā)貨以后產(chǎn)生的代收貨款單。以前的代收單管理采用傳統(tǒng)的是手工的模式，賬目比較混亂，就是代收單管理人員也不知道自己手里現(xiàn)在還有多少票代收單子、多少代收貨款沒(méi)有收回來(lái)，就是代收單子丟了也無(wú)從查起，現(xiàn)在用了這個(gè)流程以后，打開最后一個(gè)發(fā)起的流程，就能知道到現(xiàn)在為止還有多少票代收單子、多少代收貨款沒(méi)有收回來(lái)，一目了然，會(huì)計(jì)根據(jù)流程記賬也比較清楚，以前都是口頭說(shuō)的，誤差比較大，有問(wèn)題了責(zé)任也很難認(rèn)定，現(xiàn)在有了這個(gè)流程這些問(wèn)題就解決了，并且這個(gè)采用的是父子流程，父流程是銷售流程和分銷商用代收單抵賬流程，只要有代收單子產(chǎn)生的，等父流程結(jié)束后自動(dòng)發(fā)起子流程，同時(shí)將父流程中每個(gè)代收單的明細(xì)自動(dòng)映射到子流程中，減少了手工重復(fù)輸入的弊端，還比較準(zhǔn)確，一定程度上減輕了工作量，提高了工作效率。

父流程表單1

父流程表單2

子流程表單

子流程流程圖

流程說(shuō)明

1、不管是父流程1還是父流程2，結(jié)束后都可以發(fā)起子流程，并且父流程表單1中列表控件本日托運(yùn)貨物（代收）詳單自動(dòng)映射到子流程表單的列表控件本日簽收代收單詳單中，父流程表單2中列表控件代收單明細(xì)自動(dòng)映射到自流程表單的列表控件本日簽收代收單詳單中，減少了重復(fù)錄入，最大限度的實(shí)現(xiàn)了資源共享。

2、如果父流程表單1中如果本日托運(yùn)貨物（代收）詳單如果沒(méi)有內(nèi)容的話，就是說(shuō)今天的銷售沒(méi)有給客戶托運(yùn)貨物或者說(shuō)有托運(yùn)貨物沒(méi)有代收單產(chǎn)生的，本流程結(jié)束后將不會(huì)發(fā)起父流程。

3、如果員工要去某個(gè)托運(yùn)部或者物流公司取代收款的時(shí)候，由代收單管理人發(fā)起子流程，流程轉(zhuǎn)交到第三步，將自動(dòng)將已經(jīng)收回的代收單票數(shù)和代收款額從沒(méi)有收回來(lái)中減掉，和財(cái)務(wù)對(duì)賬的時(shí)候也比較快捷，減少了人工記錄的麻煩，提高了工作效率。

 

第五部分、通達(dá)OA產(chǎn)生的效益

 

公司使用通達(dá)OA網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)有一年多的時(shí)間，在這一年多的時(shí)間了，公司的上上下下發(fā)生了很多的變化，其中明顯最終要的就是，在沒(méi)有用通達(dá)OA之前，公司總部和各個(gè)到貨站點(diǎn)之間傳遞文件都是以傳真的方式，一個(gè)月下來(lái)光傳真費(fèi)有的3000多，自從用了OA以后，公司的傳真機(jī)幾乎就癱瘓了，一封文件一個(gè)郵件就能輕松搞定，而且比傳真還方便快捷，還有就是和各個(gè)到貨站點(diǎn)的對(duì)賬，以前對(duì)賬都是站點(diǎn)的人到總部親自來(lái)對(duì)賬，由于時(shí)間間隔比較長(zhǎng)，稍微記的不清楚的地方就會(huì)產(chǎn)生誤差，用了OA的工作流后，實(shí)現(xiàn)了和站點(diǎn)時(shí)時(shí)對(duì)賬，每天給站點(diǎn)發(fā)起一個(gè)工作流就能搞定，還比較準(zhǔn)確，總部財(cái)務(wù)室以前是6個(gè)人，有時(shí)候還是忙不過(guò)來(lái)，現(xiàn)在是3個(gè)人，還有上網(wǎng)玩的時(shí)間，節(jié)省了公司的開支。

由于物流公司運(yùn)營(yíng)模式的特殊性，公司的員工不可能在一個(gè)地方辦公，對(duì)于新入職的員工快速了解公司有一定的難度，但是通過(guò)OA可以快速掌握公司的一些基本情況，而且通過(guò)微訊、電子郵件等可以實(shí)現(xiàn)和異地員工之間方面快捷的溝通。現(xiàn)在公司的業(yè)務(wù)全部都做成了工作流，領(lǐng)導(dǎo)們不管是在公司還是在外出差，只要通過(guò)查詢工作流，就可以對(duì)公司的運(yùn)營(yíng)情況了如指掌，正是既方便又快捷。

 

第六部分、結(jié)束語(yǔ)

 

首先非常感謝通達(dá)的相關(guān)人員花一定的時(shí)間來(lái)閱讀我的這一份參賽作品，不管能不能中獎(jiǎng)都不是最重要的，重要的是借這次機(jī)會(huì)和大家相互交流一下對(duì)這款軟件的維護(hù)經(jīng)驗(yàn)。個(gè)人覺(jué)得通達(dá)OA確實(shí)是一款很不錯(cuò)的辦公軟件，和其他辦公軟件相比起來(lái)有自己的特色在里面，同時(shí)通達(dá)的服務(wù)不得不讓人佩服，服務(wù)確實(shí)不錯(cuò)，有問(wèn)題了不管是通過(guò)QQ還是電話都會(huì)很耐心的講解，在此給通達(dá)的全體員工道一聲：“謝謝你們！你們辛苦了！”