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中鐵四院集團(tuán)廣州設(shè)計(jì)院有限公司應(yīng)用案例

作者：中鐵四院集團(tuán)廣州設(shè)計(jì)院有限公司 尹璐

 

企業(yè)介紹：

 

中鐵四院集團(tuán)廣州設(shè)計(jì)院有限公司（以下簡稱“鐵四院廣州院”）創(chuàng)建于1952年7月，其前身為廣州鐵路勘測設(shè)計(jì)研究院，原隸屬于廣州鐵路（集團(tuán)）公司，2004年初劃歸中鐵第四勘察設(shè)計(jì)院集團(tuán)有限公司。我院現(xiàn)有工程技術(shù)人員200多人，其中高級(jí)工程師53人，工程師88人，各類執(zhí)業(yè)注冊(cè)工程師56人；持有鐵道行業(yè)甲級(jí)、建筑行業(yè)甲級(jí)、工程勘察專業(yè)類巖土工程甲級(jí)等資質(zhì)證書，鐵路工程、房屋建筑甲級(jí)監(jiān)理資質(zhì)以及鐵路、建筑和巖土工程甲級(jí)工程咨詢資格證書；取得了質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系的認(rèn)證證書。能夠獨(dú)立承擔(dān)鐵路、公路、橋梁、隧道、工業(yè)與民用建筑、給排水、消防環(huán)保、巖土工程、電力、工藝設(shè)備、通信信號(hào)、市政工程、城市軌道交通等項(xiàng)目的勘察設(shè)計(jì)、技術(shù)咨詢及工程監(jiān)理、工程總承包業(yè)務(wù)。鐵四院廣州院作為中鐵第四勘察設(shè)計(jì)院集團(tuán)有限公司全資子公司，可承擔(dān)集團(tuán)公司資質(zhì)范圍內(nèi)各類綜合性項(xiàng)目的勘察設(shè)計(jì)。 鐵四院廣州院建院近60年來，參與或完成了衡廣復(fù)線、株六復(fù)線、渝懷線、海南西環(huán)線、粵海通道湛海線、廣州至新塘市郊客運(yùn)線、福建白馬港、福州羅源灣北岸鐵路支線等大中型鐵路工程；廣州地鐵、廣珠城際、穗莞深城際、佛肇城際等多個(gè)軌道交通工程；廣州鐵路（集團(tuán)）公司管內(nèi)車站、貨場、專用線的新建或改擴(kuò)建工程；高層綜合辦公樓及高層住宅樓等工程項(xiàng)目勘察設(shè)計(jì)。承擔(dān)了武廣高速鐵路、海南東環(huán)客運(yùn)專線、廣珠鐵路、贛韶鐵路等工程項(xiàng)目的施工監(jiān)理。完成了湖南華菱湘潭鋼鐵有限公司路企直通鐵路改造、臺(tái)泥（英德）水泥有限公司鐵路專用線的工程總承包。鐵四院廣州院秉承技術(shù)領(lǐng)先、顧客至上、服務(wù)社會(huì)的宗旨，完成的多項(xiàng)工程勘察設(shè)計(jì)先后獲得了國家銀質(zhì)獎(jiǎng)、鐵道部優(yōu)秀設(shè)計(jì)獎(jiǎng)和廣東、湖南兩省、廣鐵集團(tuán)公司科技進(jìn)步獎(jiǎng)以及廣東省優(yōu)秀工程咨詢成果獎(jiǎng)；承攬的多項(xiàng)監(jiān)理項(xiàng)目分別獲得了鐵道部火車頭優(yōu)質(zhì)工程、廣州市安全文明施工樣板工地、廣鐵集團(tuán)創(chuàng)樣板工程等獎(jiǎng)項(xiàng)，在華南地區(qū)展示了雄厚的實(shí)力，樹立了良好的信譽(yù)，連續(xù)八年被評(píng)為廣州市“守合同重信用企業(yè)”。

 

OA選型過程：

 

我院在考慮OA的時(shí)候主要是考慮符合我院使用需求，另外一個(gè)是價(jià)格適當(dāng)，在了解了市面上一些OA系統(tǒng)以后，發(fā)現(xiàn)國外的產(chǎn)品功能龐大，系統(tǒng)要求高，產(chǎn)品價(jià)格也相當(dāng)高，且里面很多功能我院目前都無法用上，國內(nèi)其他的OA軟件像通達(dá)OA有如此多客戶的不多見，而且通達(dá)OA長時(shí)間提供各種升級(jí)維護(hù)信息幫助客戶解決各種問題值得稱贊，而且通達(dá)OA里面的大部分功能都是符合我院需求的，所以我們決定選擇性價(jià)比不錯(cuò)的通達(dá)OA。

 

目前通達(dá)OA的使用情況：

 

目前我院廣泛使用通達(dá)OA系統(tǒng)，大致上使用了大半年左右，用戶大致上在100-200之間，主要適用的模塊為個(gè)人事務(wù)/工作流/行政辦公/知識(shí)管理/附件程序/系統(tǒng)管理。

 

通達(dá)OA功能與實(shí)際應(yīng)用舉例：

 

個(gè)人事務(wù)

這個(gè)模塊中個(gè)人用戶可以很方便的查看已經(jīng)發(fā)布的公告和通知，自行設(shè)置工作日志等。

鑒于本院的工作情況，經(jīng)常需要某些非特定用戶一起討論及交流某些問題，其中消息管理的即時(shí)通訊群組功能給用戶提供了便利，這方便用戶可以自行設(shè)立群組進(jìn)行內(nèi)部討論，不過關(guān)于群組設(shè)定的時(shí)候的排序號(hào)不是自動(dòng)生成，容易導(dǎo)致很多群都是同一個(gè)序號(hào)，容易導(dǎo)致混亂。

信息發(fā)布

由于使用OA之前本院主要采用張貼公告和通知的手工模式，難保有員工無法及時(shí)看到消息的情況，通過OA的公告和新聞可以非常方便的及時(shí)通知到所有的員工，保證消息的傳達(dá)。

工作流

工作流主要用于我院已有的部分工作流網(wǎng)上處理，主要幫助我們解決了很多時(shí)候一個(gè)事情需要一個(gè)人從頭到尾跑遍才能完成的問題，建立好工作流以后，用戶只需在電腦前處理自己的部分，整個(gè)流程可以很清楚的進(jìn)行自動(dòng)化處理，節(jié)省了用戶的時(shí)間，提高了工作處理的效率。

院發(fā)文呈批流程

流程功能：通過網(wǎng)上進(jìn)行發(fā)文申請(qǐng)?zhí)幚?，形成固定流程，提高辦公效率；

流程流轉(zhuǎn)說明：綜合管理部部門人員擬稿，經(jīng)過審核完成后，報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，最后按照審批意見歸檔或者轉(zhuǎn)請(qǐng)其他領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽后歸檔；

使用范圍：院綜合管理部。

流程圖：

流程圖說明

1.第2及第3步驟都具有回退功能；

2.第1步驟必須上傳附件以后才能轉(zhuǎn)交到下面的步驟，否則提示錯(cuò)誤；

3.第4步驟根據(jù)第3步驟領(lǐng)導(dǎo)的批示決定，是直接存檔或者轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行會(huì)簽；

4.如果第4步驟轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽之后再轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員進(jìn)行歸檔處理。

院繪圖申請(qǐng)流程

流程功能：規(guī)范設(shè)計(jì)人員繪圖申請(qǐng)流程，形成固定流程，幫助規(guī)范化繪圖申請(qǐng)以及統(tǒng)計(jì)；

流程流轉(zhuǎn)說明：設(shè)計(jì)人員填寫繪圖申請(qǐng)表單同時(shí)上傳帶打印文件，經(jīng)過相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審核完成后，轉(zhuǎn)交給圖文中心繪圖人員進(jìn)行打印，結(jié)束后同時(shí)通知設(shè)計(jì)人員繪圖完成。

使用范圍：院圖文中心

流程圖說明：

1.第2及第3步驟都具有回退功能；

2.第1步驟必須上傳附件以后才能轉(zhuǎn)交到下面的步驟，否則提示錯(cuò)誤；

3.第3步驟完成后同時(shí)通知發(fā)起人。

知識(shí)管理

知識(shí)管理的模塊我們主要是利用公共文件柜作為分享院內(nèi)發(fā)布公共文件的作用，共享的同時(shí)通知各位相關(guān)用戶查看以及簽閱，做到保證相關(guān)人員都看到文件。

以往我們都是通過局域網(wǎng)共享文件給大家訪問和下載，網(wǎng)絡(luò)硬盤則很方便提供給我們一些常用軟件的分享。

其它功能模塊

郵件功能一方面可以讓OA很方便將相關(guān)的信息和文件方便的傳遞給特定用戶，另外一方面也可以通過Internet郵件的功能接收和發(fā)送互聯(lián)網(wǎng)郵件，免去打開多個(gè)郵箱的麻煩，極大的方便了用戶，提高了效率。

項(xiàng)目管理的模塊才剛剛開始試用，里面有一些情況還并非非常清晰，而且部分情況與本院實(shí)際工作情況有差異，所以實(shí)施起來還是有不少問題需要解決的。

 

產(chǎn)生的效益

 

通達(dá)OA最重要的作用是滿足我院局域網(wǎng)信息和文件分享的需求，同時(shí)在此基礎(chǔ)上我們開發(fā)了一些內(nèi)部工作流程，極大的方便了用戶，理清了流程和職責(zé)，保證了每個(gè)用戶只處理自己權(quán)限范圍內(nèi)的工作，同時(shí)保存了相關(guān)表單證據(jù)，一方便老板需要的時(shí)候可以隨時(shí)調(diào)用查看相關(guān)信息，另一方面管理層可以對(duì)現(xiàn)有的信息和文件處理進(jìn)程進(jìn)行監(jiān)控和管理，再者員工可以專注于自己權(quán)限范圍內(nèi)的工作，再無需為看不到信息或者處理過多與自己工作無關(guān)的工作而浪費(fèi)時(shí)間，此外也很大程度上幫助了網(wǎng)管管理好網(wǎng)絡(luò)和人員，方便各種信息的交互，最后通達(dá)OA一改我院以往傳統(tǒng)原始的手工處理和分享信息的方式，減少了工作復(fù)雜度，極大的提升了用戶的工作效率，為我院的辦公自動(dòng)化提供了很大的便利。