通達(dá)OA軟件助力打造物流行業(yè)信息化

中鐵鐵龍集裝箱物流股份有限公司應(yīng)用案例

中鐵鐵龍集裝箱物流股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱鐵龍物流）

成立于1993年2月，前身為大連鐵龍實(shí)業(yè)股份有限公司。1998年5月，公司在上海證券交易所掛牌上市，股票簡(jiǎn)稱"鐵龍股份"，股票代碼"600125"，是中國(guó)鐵路系統(tǒng)第一家A股上市公司。

2004年，公司大股東變更為中鐵集裝箱運(yùn)輸有限責(zé)任公司，公司也因此更名為"中鐵鐵龍集裝箱物流股份有限公司"，股票簡(jiǎn)稱變更為"鐵龍物流"。

成立以來(lái)，公司憑借得天獨(dú)厚的資源優(yōu)勢(shì)，秉承"創(chuàng)新、務(wù)實(shí)"的優(yōu)良文化傳統(tǒng)，不斷在治理結(jié)構(gòu)、管理體制和經(jīng)營(yíng)機(jī)制上進(jìn)行變革和深化，將資本市場(chǎng)和鐵路產(chǎn)業(yè)進(jìn)行有效結(jié)合，使自身也迅速發(fā)展壯大。如今，公司已經(jīng)形成了"以鐵路特種集裝箱物流業(yè)務(wù)、鐵路貨運(yùn)及臨港物流業(yè)務(wù)、鐵路客運(yùn)業(yè)務(wù)為主，以房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、商品混凝土生產(chǎn)與銷(xiāo)售等業(yè)務(wù)為補(bǔ)充"的主輔多元化經(jīng)營(yíng)格局，發(fā)展成為資產(chǎn)質(zhì)量?jī)?yōu)良、主營(yíng)業(yè)務(wù)突出、盈利能力強(qiáng)、管理現(xiàn)代化的全國(guó)性企業(yè)集團(tuán)。獨(dú)家擁有中國(guó)鐵路特種集裝箱業(yè)務(wù)的經(jīng)營(yíng)權(quán)和全路最大的特種集裝箱保有量。

未來(lái)，公司將立足于鐵路運(yùn)輸主業(yè)，最大限度依托鐵路運(yùn)輸優(yōu)勢(shì)，整合各類(lèi)資源，建立并運(yùn)營(yíng)大物流網(wǎng)絡(luò)，為客戶提供系統(tǒng)的全程物流服務(wù)，不斷探索和發(fā)展公司主營(yíng)業(yè)務(wù)板塊中的新產(chǎn)品、新市場(chǎng)、新業(yè)務(wù)，把公司打造成為以特種箱運(yùn)輸為主體的、全國(guó)性的、網(wǎng)絡(luò)型的現(xiàn)代物流企業(yè)。

鐵龍物流組織架構(gòu)：

實(shí)施OA系統(tǒng)主要解決的問(wèn)題：

規(guī)范公司內(nèi)部的發(fā)文格式；

通過(guò)收文工作流，監(jiān)控文件執(zhí)行過(guò)程；

利用工作流提高公司合同流程審批效率，對(duì)合同流轉(zhuǎn)進(jìn)行監(jiān)控；

加強(qiáng)整個(gè)公司固定資產(chǎn)的實(shí)物管理。

規(guī)范公司內(nèi)部的發(fā)文格式

鐵龍物流發(fā)文主要包括上行文（總公司對(duì)鐵路公司、分公司對(duì)總公司）；平行文（公司內(nèi)部之間的行文）；下行文（總公司對(duì)分子公司）；作為一家上市公司，文檔的美觀和規(guī)范化可以說(shuō)是公司的第二門(mén)臉，因此公司對(duì)所有的文檔的格式（字體大小、行間距、段間距、套紅等）都定義了一套完整的規(guī)范，原來(lái)公司所有發(fā)文定稿后都流轉(zhuǎn)到辦公室，由辦公室專人負(fù)責(zé)規(guī)范文檔格式，然后再發(fā)布出去，上了OA系統(tǒng)后，公司所有發(fā)文的審批和下發(fā)都是通過(guò)OA進(jìn)行，如何利用OA系統(tǒng)自動(dòng)格式化文檔，首先在OA中定義一個(gè)模板庫(kù)，每一個(gè)發(fā)文類(lèi)型對(duì)應(yīng)一個(gè)模板，模板就是將已有格式的文檔保留紅頭和尾部，去除正文內(nèi)容后另存為.dot文件（.dot文件就是word識(shí)別的格式模板文件）。模板庫(kù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)進(jìn)行遠(yuǎn)程維護(hù)和修改，員工在發(fā)文的時(shí)候首先選擇發(fā)文類(lèi)型，然后上傳本地文件（沒(méi)有格式的文件），當(dāng)文件上傳后通達(dá)OA的文檔插件會(huì)自動(dòng)套用發(fā)文類(lèi)型對(duì)應(yīng)的模板，而無(wú)需人工操作。

通過(guò)收文工作流，監(jiān)控文件執(zhí)行過(guò)程

公司的收文分為外部來(lái)文，內(nèi)部來(lái)文兩種。對(duì)于鐵龍物流這樣的多分支機(jī)構(gòu)的企業(yè)來(lái)說(shuō)，有時(shí)文件下發(fā)經(jīng)過(guò)很多的部門(mén)和人員，尤其對(duì)于那些跨級(jí)查閱的文件，公司總部的負(fù)責(zé)人很難監(jiān)控到文檔執(zhí)行過(guò)程、文檔流轉(zhuǎn)到哪里、文檔執(zhí)行結(jié)果等等。通過(guò)實(shí)施OA收文流程，收文的每一步都要在OA的流程中記錄，記錄那個(gè)用戶什么時(shí)間接收文件什么時(shí)間轉(zhuǎn)交，通過(guò)表單和會(huì)簽功能反饋文件的執(zhí)行過(guò)程。對(duì)于外部來(lái)文多是紙質(zhì)，對(duì)于這些紙質(zhì)文件的傳閱公司一樣要求所有經(jīng)辦人在OA中進(jìn)行記錄，經(jīng)辦人拿到文件后根據(jù)文件的主題、標(biāo)題和文號(hào)查找到對(duì)應(yīng)的工作流程進(jìn)行登記和反饋意見(jiàn)。通過(guò)這種"無(wú)紙質(zhì)"的流轉(zhuǎn)記錄了實(shí)際紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)過(guò)程和辦理過(guò)程。

利用工作流提高公司合同流程審批效率，對(duì)合同流轉(zhuǎn)進(jìn)行監(jiān)控

鐵龍物流組織架構(gòu)比較復(fù)雜，對(duì)于大額合同審批過(guò)程往往比較復(fù)雜，涉及到的人員比較多，實(shí)施OA前大額合同審批往往經(jīng)過(guò)很長(zhǎng)時(shí)間，主要原因有兩個(gè)方面，一是合同審批人員出差，二是合同審批人員效率低出現(xiàn)窩工現(xiàn)象。OA系統(tǒng)如何解決這兩個(gè)問(wèn)題呢，OA系統(tǒng)是個(gè)網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)，不限地域和時(shí)間，而且代辦工作可以通過(guò)手機(jī)短信進(jìn)行提醒，很有效解決第一個(gè)方面，對(duì)于解決第二個(gè)方面，OA工作流程在設(shè)置每一步時(shí)都可以設(shè)置辦理時(shí)限，一旦審批流程停在某一步的時(shí)間超過(guò)了該步辦理時(shí)限，系統(tǒng)會(huì)發(fā)送催辦手機(jī)短信給經(jīng)辦人和流程負(fù)責(zé)人，提示經(jīng)辦人抓緊時(shí)間辦理，同時(shí)也提醒負(fù)責(zé)人流程辦理存在異常。

合同歸檔狀態(tài)的監(jiān)控，實(shí)施OA前合同辦理人員往往由于粗心經(jīng)常忘記將審批好的合同返回給歸檔部門(mén)進(jìn)行歸檔，時(shí)間一長(zhǎng)由于辦理人員調(diào)職和離職造成合同丟失，公司經(jīng)常出現(xiàn)幾百萬(wàn)的合同丟失找不到，通過(guò)OA工作流實(shí)施，在合同審批的最后一步已合同歸檔結(jié)束，只要合同審批流轉(zhuǎn)不到歸檔部門(mén)，整個(gè)合同審批流程就不能結(jié)束。

加強(qiáng)整個(gè)公司固定資產(chǎn)的實(shí)物管理

鐵龍物流公司規(guī)模比較大固定資產(chǎn)種類(lèi)繁多、賬目復(fù)雜。雖然通過(guò)實(shí)施的財(cái)務(wù)系統(tǒng)可以有效掌握固定資產(chǎn)價(jià)值賬務(wù)、但無(wú)法掌握固定資產(chǎn)的實(shí)物賬，通過(guò)OA實(shí)施加強(qiáng)固定資產(chǎn)的實(shí)物管理，主要包括：固定資產(chǎn)在什么地方、有誰(shuí)管理、設(shè)備的狀態(tài)（正常運(yùn)行、維護(hù)、維修等）。

固定資產(chǎn)管理首先在大類(lèi)上分為兩類(lèi)：一類(lèi)是非生產(chǎn)用的低值易耗的辦公用品，主要包括電腦耗材、桌子、椅子等。這類(lèi)固定資產(chǎn)管理比較簡(jiǎn)單，通過(guò)改進(jìn)現(xiàn)有的辦公用品管理模塊來(lái)實(shí)現(xiàn)。二類(lèi)是生產(chǎn)用高價(jià)值固定資產(chǎn)如列車(chē)、吊車(chē)、運(yùn)輸類(lèi)的大型設(shè)備等，對(duì)于這類(lèi)固定資產(chǎn)的管理，首先利用OA的工作流實(shí)現(xiàn)這類(lèi)固定資產(chǎn)從申請(qǐng)、采購(gòu)、入庫(kù)、出庫(kù)、維修、維護(hù)、報(bào)廢整個(gè)生命周期階段的審批流程，完后通過(guò)二次開(kāi)發(fā)的模塊實(shí)現(xiàn)實(shí)物賬的管理，用戶登錄OA后根據(jù)自己的權(quán)限，可以輕松查到自己管轄范圍內(nèi)的固定資產(chǎn)的實(shí)物狀態(tài)。

通達(dá)報(bào)表組件在企業(yè)中的應(yīng)用

鐵龍物流不僅在企業(yè)OA管理軟件中得到了很好的應(yīng)用，解決了企業(yè)諸多日常管理中的問(wèn)題，而且在企業(yè)管理中也引進(jìn)了通達(dá)報(bào)表組件。通達(dá)報(bào)表組件獨(dú)具特色且功能強(qiáng)大的OA集成、模板定制、數(shù)據(jù)上報(bào)、表間計(jì)算、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、圖表展現(xiàn)、查詢分析、權(quán)限控制等功能，完全滿足了鐵龍物流的業(yè)務(wù)需求。通達(dá)報(bào)表業(yè)務(wù)小組在較短的時(shí)間內(nèi)就完成了需求調(diào)研、定制開(kāi)發(fā)、測(cè)試調(diào)試、正式運(yùn)行的所有工作，為客戶節(jié)省例如大量的時(shí)間和成本。

一、應(yīng)用需求

1、經(jīng)營(yíng)部及各分子公司經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)報(bào)送、匯總統(tǒng)計(jì)分析

2、收入部及各分子公司資金調(diào)撥、資金預(yù)算、業(yè)務(wù)收入統(tǒng)計(jì)

3、人力資源部及各分子公司各類(lèi)人員管理、統(tǒng)計(jì)匯總

二、選擇通達(dá)報(bào)表優(yōu)勢(shì)

1、貼近需求

2、部署快捷

3、強(qiáng)大數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計(jì)功能

4、靈活高效數(shù)據(jù)采集功能

5、與通達(dá)OA集成應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)日常辦公、業(yè)務(wù)管理一體化

三、主要應(yīng)用

1、經(jīng)營(yíng)日?qǐng)?bào)管理

2、資金調(diào)撥管理

3、資金預(yù)算管理

4、人力資源管理

四、應(yīng)用效果

1、網(wǎng)絡(luò)流程審批，以短信形式實(shí)時(shí)提醒工作流轉(zhuǎn)

2、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析，比如月累、年累、環(huán)比、同比等

3、自動(dòng)匯總分析

4、精準(zhǔn)美觀打印輸出

通過(guò)通達(dá)報(bào)表，實(shí)現(xiàn)了對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)規(guī)范化管理，極大地減輕了相關(guān)人員日常工作量，提高了工作效率及質(zhì)量，與此同時(shí)實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的分析結(jié)果為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了可靠的依據(jù)。