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紅頭文件是我國行政機(jī)關(guān)實現(xiàn)上情下達(dá)的唯一法定方式，印章則是文件有效性的表現(xiàn)形式。隨著電子政務(wù)逐步深入的開展，政府內(nèi)部實現(xiàn)了無紙化辦公，實現(xiàn)了日常文件的起、審批和流轉(zhuǎn)的網(wǎng)絡(luò)化與電子化。同時，如何實現(xiàn)上、下級之間的無紙化辦公和政務(wù)交流，越來越多為政務(wù)信息化建設(shè)部門所重視。通達(dá)公文傳輸系統(tǒng)正是針對公文傳輸?shù)倪@種需求，在政務(wù)信息化領(lǐng)域所邁出的重要一步。
公文傳輸系統(tǒng)利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、版面處理與控制技術(shù)、安全 技術(shù)等，實現(xiàn)了單位與單位之間紅頭文件的起草、制作、分發(fā)、接收、閱讀、打印、轉(zhuǎn)發(fā)和歸檔等功能，以現(xiàn)代的電子公文傳輸模式取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文傳輸模式。
公文傳輸系統(tǒng)的使用需要先用計算機(jī)進(jìn)行公文排版，然后經(jīng)過版式轉(zhuǎn)換使之成為不可篡改的版式文件，再通過電子蓋章加密，制作成含有紅頭和公章的電子公文文件，并通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)直接發(fā)送給接收方，接收方在收到電子公文后，通過安全認(rèn)證和實時解密，通過專用的版式閱讀器來閱讀內(nèi)容和版面與發(fā)送方完全一樣的公文文件，最后在權(quán)限允許范圍內(nèi)用彩色打印機(jī)打印出具有正式效力的含有紅頭和公章的公文。整個過程都是通過計算機(jī)來實現(xiàn)，并且需要進(jìn)行全程的安全與保密控制，從而大大縮短了公文傳輸?shù)臅r間，并有效保障和提高了公文的安全性。下圖為公文傳輸流程圖：
在現(xiàn)階段的電子政務(wù)建設(shè)過程中，完全實現(xiàn)無紙化辦公對于絕大多數(shù)地區(qū)和單位來說都還有很多現(xiàn)實的困難，相比之下，公文傳輸系統(tǒng)既利用了電子網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)谋憬菪院碗娮游募芾淼南冗M(jìn)性，又遵從了公文的安全性、嚴(yán)肅性、規(guī)范性，與現(xiàn)行有紙辦公方式兼容，且建設(shè)周期短、見效快、收益大，尤其該系統(tǒng)的建設(shè)基本不改變現(xiàn)有流程，因而是各行政、企事業(yè)單位開展電子政務(wù)和辦公自動化的最佳突破口。
“公文管理”是政府機(jī)關(guān)日常辦公的核心業(yè)務(wù)。在傳統(tǒng)的手工作業(yè)的公文管理中，存在著低效率、少監(jiān)督、欠管理的弊病，因此，建立一個好的公文管理系統(tǒng)是確保政府機(jī)關(guān)行政管理高效辦事、廉潔行政、規(guī)范管理和提高效益的基礎(chǔ)。
“公文管理”按來文源不同可分為：收文管理和發(fā)文管理。收文管理主要對外來公文（紙質(zhì)或電子公文）進(jìn)行管理和管理，實現(xiàn)收文登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦和歸檔等全過程的電子化管理。發(fā)文管理主要管理來文轉(zhuǎn)發(fā)和內(nèi)部制發(fā)的公文，實現(xiàn)公文的草擬、審核、簽發(fā)、編號、打印、分發(fā)、歸檔等全過程的電子化管理。
“公文”本身是一種不規(guī)范的文檔型數(shù)據(jù)，管理方式也是隨公文性質(zhì)、內(nèi)容、重要性、緊急程度等諸多因素的不同而有不同的流程和權(quán)限要求，針對這一特點，西誠電子公文管理系統(tǒng)的“公文管理”模塊在設(shè)計中充分體現(xiàn)靈活性和易操作性之間的平衡，同時，提供了嚴(yán)密的安全機(jī)制和完善的催、督辦功能，以消除辦文中的越權(quán)、泄密、拖沓等現(xiàn)象，另外，還提供了完善的流程跟蹤監(jiān)督、統(tǒng)計查詢工具以規(guī)范行政行為和提高管理服務(wù)質(zhì)量。
安全性要求無疑是首先要滿足的要求。一方面由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的廣泛性和復(fù)雜性等特點，文件在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中可能會被截取或者篡改，另一方面內(nèi)部失密更是需要嚴(yán)加防范的，據(jù)統(tǒng)計內(nèi)部失密案件要超過信道失密的數(shù)量。具體要求如下：
公文內(nèi)容不被非法截取、篡改和偽造；
在公文傳輸?shù)臅r候，首先我們需要防止公文被非法截取，這是網(wǎng)絡(luò)安全的問題。同時也需要考慮到，萬一公文被非法截取的話，公文的安全如何得到保護(hù)，這就需要通過密碼技術(shù)來解決。根據(jù)國家有關(guān)管理部門的要求，正式公文必須采用硬件加密，含有國家機(jī)密的文件還必須采用國家指定的密碼機(jī)。
單純從技術(shù)角度講，采用普通的數(shù)字簽名技術(shù)即可防止公文被非法截取、篡改和偽造，但從應(yīng)用角度看，建立 CA 中心做實 時 CA 認(rèn)證的方式要求每一臺使用電子公文的電腦與CA 中心都要保持實時在線的高速連接，還涉及到內(nèi)外網(wǎng)分離、誰來負(fù)責(zé) CA 中心的建設(shè)與管理等很多非技術(shù)因素，在實踐中不是很容易推廣，因此離線式的數(shù)字簽名技術(shù)就成了更佳的選擇。由于公文傳輸系統(tǒng)本身的特性，離線式的數(shù)字簽名技術(shù)不僅更易推廣，而且也更加安全可靠。
電子印章的安全性；
對公文傳輸來說，加蓋電子印章是必不可少的。這就要求電子公文文件必須具有高度的保密性、嚴(yán)肅性、不可抵賴性、不可偽造性和不可篡改性，并對電子公章實施專門的保護(hù)，不允許出現(xiàn)安全漏洞。因此，就必須在公文傳輸、處理、存儲等過程中，保證印章不被非法盜用；
印章作為公文有效性的象征，在公文系統(tǒng)的重要性是不言而喻的。如何進(jìn)行電子印章的安全保護(hù)？我們從印章的存放、使用、以及加蓋到文件上的印章這三個方面來闡述印章的安全性要求：
印章存放安全：實物印章看得見摸得著，可以鎖在保險柜中有專人保管。電子印章是無形的，必須存放在移動存儲介質(zhì)（U 盤、軟盤）上，這樣就可以和實物印章一樣鎖在保險柜中有專人保管，按照同樣的印章管理制度進(jìn)行管理。
印章使用安全：實物印章是誰拿到誰就能用，在哪里都可以用。電子印章在使用上采取了更多的安全措施，有效防止了印章被非法盜用。
當(dāng)前，在國家信息化體系建設(shè)中，政府信息化已成為整個信息化建設(shè)中的關(guān)鍵。推動電子政務(wù)的發(fā)展，是一種世界性潮流，也是電子信息技術(shù)應(yīng)用到政府管理的必然趨勢。隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在政府辦公中的廣泛應(yīng)用，很多信息可通過電子信息通道傳遞。但對于大量存在的機(jī)要文件和物件，由于其機(jī)要保密和憑證特性等要求，有很多無法通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸，而必須以實物的方式進(jìn)行傳遞、處理和保存。長期以來，各級黨、政、軍、企事業(yè)單位的紙質(zhì)文件收發(fā)、流轉(zhuǎn)工作主要是靠手工簽收、手工登記（錄入）完成的。手工管理方式受人為因素影響大，效率低，容易出錯，不易分清責(zé)任，對不可避免的錯誤或者漏洞難以追蹤和糾正，甚至還會出現(xiàn)失泄密等重大事故。且由于文件的收發(fā)流轉(zhuǎn)信息一般在登記本上，查詢統(tǒng)計很不方便，信息資源難以共享，無法適應(yīng)由于信息量的快速膨脹，管理部門對大量信息處理提出的快速、準(zhǔn)確的要求。
另一方面，在傳統(tǒng)的辦公自動化系統(tǒng)中，需要分發(fā)交換的文件和文件相對應(yīng)的電子信息是脫節(jié)的，經(jīng)常出現(xiàn)文件的電子信息已經(jīng)發(fā)到領(lǐng)導(dǎo)的電腦上而紙質(zhì)文件還沒有到達(dá)，或者領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)在紙質(zhì)文件上進(jìn)行了批閱，秘書還要重新錄入電子信息的情況，使紙質(zhì)公文與電子公文形成“兩層皮”現(xiàn)象。因此，實現(xiàn)以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)的政府機(jī)關(guān)機(jī)要文件流轉(zhuǎn)作業(yè)的全面信息化管理已成為政府機(jī)關(guān)政務(wù)信息化建設(shè)工作的一個重要領(lǐng)域。
電子公文系統(tǒng)分發(fā)文工作流程和收文工作流程兩個部分。發(fā)文工作流程包括版式文件的生成、文件蓋章加密、公文分發(fā)；收文工作流程包括文件的簽收、公文打?。幌到y(tǒng)還包括回執(zhí)功能，以及與其他信息交換平臺之間的接口。接下來我們詳細(xì)介紹整個通達(dá)公文系統(tǒng)的功能。
公文發(fā)文：
(1)任一部門任一工作人員都可起草公文,即擬稿。
(2)在擬稿以后提交給核稿人進(jìn)行核稿，核稿人可以是同級也可以是上級。
(3)對于核稿沒有通過的，核稿人可退回給擬稿人重新擬稿直到滿意為止， 退回的同時給出核稿意見。
(4)核稿通過后提交給上一級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，并寫明審核意見；對于未能通 過的公文審核人可退回給擬稿人，同時提出審核意見，令擬稿人做出修改。
(5)通過審核的公文提交給再上一級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)人寫明簽發(fā)意見后， 由相關(guān)人員進(jìn)行發(fā)文處理。
(6)發(fā)文人在收到要發(fā)送的公文后，將上級領(lǐng)導(dǎo)的處理意見一并發(fā)給簽收部門，然后等待簽收部門簽收。
(7)簽收部門進(jìn)行簽收后，發(fā)文人將此公文歸檔。
公文收文：
(1)簽收部門收到公文后首先簽收，并告知發(fā)文部門的發(fā)文人其發(fā)文已經(jīng)簽 收，然后簽收人再將收文進(jìn)行登記。
(2)收文登記后交到擬辦人那里，擬辦人提出擬辦意見提交給上級領(lǐng)導(dǎo)閱批。
(3)上級領(lǐng)導(dǎo)閱批后提出閱批意見，按要求的承辦部門交給分辦人進(jìn)行辦理。
(4)分辦人根據(jù)承辦部門將公文及閱批意見一并提交到各承辦部門。
(5)承辦部門在收到公文后填寫承辦意見及辦理情況。
(6)承辦部門辦理公文后，將此收文歸檔。
公文流程中支持自定義流程，根據(jù)單位實際公文發(fā)文流程實施搭建。發(fā)文處理是指以本單位發(fā)出去的文件的處理國策。行文具有相似的工作處理流程。發(fā)文處理模塊有以下要求：所有的發(fā)文要求通過擬稿、核稿、審核、簽發(fā)、套紅、發(fā)文、歸檔。
例：在公文流程中可實現(xiàn)，由擬稿人進(jìn)行發(fā)文擬稿，部門核稿、會簽、辦公室審核、主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、文書編號、套紅蓋章、經(jīng)辦人校對、公文發(fā)文，歸檔等操作。
一、發(fā)文擬稿：在發(fā)文擬稿環(huán)節(jié)可進(jìn)行發(fā)文擬稿、上傳正文、添加附件；在發(fā)文稿紙中可填寫“文號”“緩急”“密級”“標(biāo)題”等常用字段，如下圖所示。
右上角點擊【正文】按鈕，可在正文區(qū)域進(jìn)行正文擬稿或正文上傳操作。正文編輯好后，點擊右上方【保存】按鈕，即對正文進(jìn)行保存操作，提示保存成功，在表單下正文區(qū)域自動形成正文區(qū)域。 右上角點擊【附件】，即可看到附件區(qū)，用于上傳相關(guān)附件。
二、辦公室核稿：辦公室核稿步驟，由辦公室負(fù)責(zé)人對正文進(jìn)行核對工作，點擊正文區(qū)域?qū)φ倪M(jìn)行下載、閱讀、在線編輯等操作。
對正文點擊在線編輯即可對正文進(jìn)行核稿，支持保留痕跡及隱藏痕跡功能。當(dāng)核稿通過即可轉(zhuǎn)交下一步；當(dāng)核稿沒有通過的，核稿人退回給擬稿人重新擬稿直到滿意為止，退回的同時給出核稿意見。
三、會簽：當(dāng)公文的內(nèi)容涉及本單位的多個部門或與其他單位有關(guān)時，進(jìn)行會簽操作。此會簽功能支持對于會簽意見根據(jù)時間、角色排序進(jìn)行升序或降序顯示。
四、主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：通過辦公室審核的公文提交給再主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)人寫明簽發(fā)意見后， 由相關(guān)人員進(jìn)行套紅蓋章處理。 此會簽功能支持對于會簽意見根據(jù)時間、角色排序進(jìn)行升序或降序顯示。
五、編號與套紅、蓋章：正文套紅是按照單位規(guī)定的紅頭樣式，做出對應(yīng)的紅頭內(nèi)容，上傳到OA系統(tǒng)中。有套紅權(quán)限的人在處理附件時可直接將紅頭樣式套入到公文正文中，形成紅頭文件。目前通達(dá)OA支持多種套紅板式，自動引入紅頭；促進(jìn)企事辦公信息化、公文電子化，降低文件錯誤率和耗材開支。
由套紅、蓋章負(fù)責(zé)人對正文點擊在線編輯即可對正文進(jìn)行套紅及蓋章操作。
六、由經(jīng)辦人進(jìn)行公文校對，主要在公文辦理過程中，以簽發(fā)的文稿為標(biāo)準(zhǔn)，對打印的清樣進(jìn)行核對的工作。公文校對是確保行文規(guī)范，內(nèi)容準(zhǔn)確，避免發(fā)生紕漏的一個重要環(huán)節(jié)，是把好公文質(zhì)量關(guān)的有效手段。
七、辦公室發(fā)文：公室發(fā)文人在收到要發(fā)送的公文后，將上級領(lǐng)導(dǎo)的處理意見一并發(fā)給簽收部門，然后等待簽收部門簽收。
八、歸檔：簽收部門進(jìn)行簽收后，發(fā)文人將此公文進(jìn)行歸檔。
公文流程中支持自定義流程，根據(jù)單位實際公文收文流程實施搭建。在接收到上級單位下發(fā)正式文件后，公司專人通過OA上傳公文資料，以公文流程進(jìn)行公文審批、公文流轉(zhuǎn)操作。
例：公文流程中可實現(xiàn)，文書收文登記，轉(zhuǎn)交辦公室進(jìn)行擬辦，轉(zhuǎn)交領(lǐng)導(dǎo)批示后由辦公室負(fù)責(zé)人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示轉(zhuǎn)交到分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批示，再次回到辦公室根據(jù)分管領(lǐng)導(dǎo)意見下發(fā)到相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，由部門負(fù)責(zé)人接收到領(lǐng)導(dǎo)辦理意見后進(jìn)行辦理并內(nèi)部流轉(zhuǎn)公文，最終匯集到文書處進(jìn)行公文歸檔操作。
一、文書收文登記：在收文登記環(huán)節(jié)可進(jìn)行上傳添加附件；在收文稿紙中可填寫 “收文文號”、“來文機(jī)關(guān)”、“來文文號”、“來文日期”、“文件標(biāo)題”、“重要級別”等常用字段字段進(jìn)行收文登記，如下圖所示。
二、辦公室擬辦：辦公室擬辦步驟，由辦公室負(fù)責(zé)人對來文進(jìn)行查閱，可對來文進(jìn)行下載、閱讀操作。根據(jù)來文內(nèi)容辦公室填寫擬辦意見。
三、領(lǐng)導(dǎo)批示：領(lǐng)導(dǎo)批示步驟可對來文文件進(jìn)行簽批操作，并填寫批示意見。
四、分管領(lǐng)導(dǎo)基于領(lǐng)導(dǎo)批示及來文相關(guān)內(nèi)容，對文件進(jìn)行補(bǔ)充批示，再下發(fā)至各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行承辦工作。領(lǐng)導(dǎo)批示頁面，根據(jù)會簽功能支持對領(lǐng)導(dǎo)批示意見根據(jù)角色排序進(jìn)行升序或降序顯示。
五、部門負(fù)責(zé)人根據(jù)所有領(lǐng)導(dǎo)批示意見，對來文內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)閱讀并辦理工作，填寫部門辦理意見，將來文文件在內(nèi)部進(jìn)行傳閱，組織部門員工共同辦理或知曉該文件。
六、各部門承辦完畢并在部門內(nèi)部流轉(zhuǎn)后，轉(zhuǎn)交到文書節(jié)點，由文書對公文進(jìn)行公文歸檔操作。
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